F04 – Archiveer de documenten

Dit is een concept van de handleiding, bedoeld voor review. Heeft u opmerkingen, mail ze dan naar info@omimo.org. Kom later terug voor de definitieve versie.

Wat

Nu het einde van het programma nadert, is het tijd om alle programmadocumenten te archiveren voor de toekomst.

Waarom

De programmadocumenten bevatten informatie van onschatbare waarde die in toekomstige programma’s en projecten heel nuttig kan zijn — maar alleen als de documenten toegankelijk zijn wanneer ze nodig zijn.

Wie

De programmamanager is verantwoordelijk voor het archiveren van de documenten.

Hoe

Normaal gesproken horen de bestanden goed gestructureerd te zijn, maar staan er bestanden op de verkeerde plek of hebben ze een verkeerde naam, dan moet dat worden rechtgezet. Van bestanden in een propriëtair formaat maakt u het beste ook een kopie in een open of gangbaar formaat waarvan zeker is dat het in de toekomst beschikbaar blijft. Staat er data in een webapplicatie, exporteer die dan in een toegankelijk formaat en sla die op in de map van het programma.

Zorg er tot slot voor dat de bestanden op alleen-lezen worden gezet en dat er een effectief back-upsysteem is om ze te beschermen. Zorg ervoor dat alleen bevoegde mensen bij de bestanden kunnen, zeker als sommige bestanden vertrouwelijke informatie bevatten.

Een veelvoorkomend probleem met documenten is dat de tekst niet duidelijk is en dat alleen mensen die er actief mee werken ze op het juiste moment en in de juiste context kunnen begrijpen. Zorg er tijdens het programma voor dat alle documenten zo duidelijk en eenvoudig zijn dat ook iemand die de precieze context van het programma niet kent ze kan begrijpen. Die strategie helpt u ook tijdens lange programma’s: het komt heel vaak voor dat interne stakeholders hun eigen documenten na een paar maanden zelf nauwelijks meer begrijpen.