D02 – Start, beëindig of annuleer projecten

Dit is een concept van de handleiding, bedoeld voor review. Heeft u opmerkingen, mail ze dan naar info@omimo.org. Kom later terug voor de definitieve versie.

Wat

Elk programma heeft meerdere projecten onder zich. Die projecten starten op basis van het beoogde Scenario en eindigen hopelijk zoals verwacht. In plaats van het normale einde kunnen sommige projecten ook worden geannuleerd. Deze grote gebeurtenissen kunnen op elke dag van de cyclus plaatsvinden.

Op de cyclische go/no-go-beslissingen van de projecten wordt indirect gereageerd via deze activiteit.

Waarom

De projecten van het programma zijn gedefinieerd om de verwachte outcomes van het programma te helpen bereiken, en moeten dus volledig op dat einddoel zijn afgestemd. Dat is essentieel, juist omdat programma’s zeer onzeker zijn en niet kunnen draaien op een plan dat vooraf volledig is vastgelegd en bevroren. In plaats daarvan moeten ze nauwlettend worden gevolgd en waar nodig bijgestuurd.

Wie

De beslissingen om een project te starten, te beëindigen of te annuleren horen te worden genomen door de programmamanager en de sponsor van het project. Als zij het niet eens worden of als de impact van de beslissing te groot is, moeten ze die escaleren naar de programmasponsor.

Hoe

Elk project hoort te worden geïnitieerd door een eenvoudig team te vormen en een gedeeld beeld te creëren (meestal een plan op hoofdlijnen). Tegen het einde van de projectinitiatie hoort er een go/no-go-beslissing te vallen. Daarna volgen er regelmatig nieuwe go/no-go-beslissingen (bijvoorbeeld elke maand). De laatste beslissing is het beëindigen van het project wanneer het klaar is. Al deze beslissingen worden in deze programma-activiteit genomen.

Voor de beslissing wordt de Business Case van het project bijgewerkt op basis van de nieuwste prognoses van investering en baten. De impact van die update wordt beoordeeld aan de hand van het beoogde Scenario. Wijkt de update te sterk af van het Scenario en is die moeilijk te beoordelen, dan wordt de maandelijkse cyclus gedraaid om alles opnieuw te plannen.

Houd projecten die bijna klaar zijn niet lang open, maar probeer ze zo snel mogelijk af te ronden en te sluiten. In het algemeen kunt u het aantal projecten dat tegelijk loopt het beste beperken: dat vereenvoudigt het management en vergroot de voorspelbaarheid.