B01 – Werk alle Scenario's bij

Deze managementactiviteit behoort tot de groep Maandelijkse initiatie. De activiteiten in deze groep herzien de plannen en beslissen of het een goed idee is om door te gaan met het programma.


Dit is een concept van de handleiding, bedoeld voor review. Heeft u opmerkingen, mail ze dan naar info@omimo.org. Kom later terug voor de definitieve versie.

Wat

Herzie alle Scenario’s op basis van wat u van de omgeving heeft geleerd, zodat ze realistisch blijven en klaar zijn voor gebruik als dat nodig is. Verwijder Scenario’s die hun levensvatbaarheid hebben verloren en voeg nieuwe Scenario’s toe die in de nieuwe context levensvatbaar zijn geworden.

Controleer op basis van de bijgewerkte Scenario’s of het beoogde Scenario nog steeds uw beste optie is, en zo niet, stap dan over op de beste optie.

Waarom

Ten eerste moet elk soort plan voortdurend worden bijgewerkt om nuttig te blijven, en uw levensvatbare Scenario’s zijn daarop geen uitzondering. Vanwege de grote onzekerheid in programma’s is het niet realistisch om alles vooraf uit te werken; u begint met een Scenario op hoofdlijnen en voegt eens per maand meer details toe aan het beoogde Scenario.

Naast het beoogde Scenario moet u ook de andere Scenario’s actueel houden. Dat is nodig omdat u misschien van Scenario moet wisselen — niet alleen omdat het beoogde Scenario tegenvalt, maar ook omdat een van de andere levensvatbare Scenario’s veel beter is geworden dan u dacht. Zo veel beter zelfs, dat u uw beoogde Scenario liever opzijzet en erop overstapt. Die kans bestaat alleen als u in deze activiteit al uw Scenario’s actueel houdt.

Wie

Het ideatieteam herziet en verfijnt de Scenario’s onder supervisie van de programmamanager.

Hoe

Eerst controleert het ideatieteam of de stakeholders nog steeds de outcomes verwachten die zijn vastgesteld. Daarna loopt het elk Scenario door en past het aan aan de nieuwe realiteit. Daarbij gaat het om

Het idee is dat elk Scenario klaar moet zijn om het programma van het beoogde Scenario over te nemen. De prestatie-informatie uit de projecten die onder het programma lopen, is een belangrijke bron voor het bijwerken van de Scenario’s. Wanneer de omkeerbaarheid en omschakelbaarheid van het beoogde Scenario laag zijn, kunnen sommige Scenario’s hun levensvatbaarheid verliezen; die moeten dan worden verwijderd. Omgekeerd kan de nieuwe context kansen scheppen voor nieuwe levensvatbare Scenario’s: daar moet u in deze activiteit actief naar zoeken en ze documenteren.

Daarna is het tijd om te bekijken of het beoogde Scenario nog steeds uw beste optie is, en zo niet, over te stappen op het beste Scenario. Let erop dat bij het bijwerken van Scenario’s ook de inspanning die nodig is om ernaartoe over te stappen moet worden meegenomen.

Tot slot voegt u voor het beoogde Scenario details toe voor de volgende cyclus of de volgende paar cycli. Maak het echter niet te gedetailleerd: het is aan de projecten om hun deel verder uit te werken. Het juiste detailniveau op programmaniveau is het niveau dat de teams helpt projecten te initiëren en de levensvatbaarheid en rechtvaardiging van het beoogde Scenario te beoordelen.

Voor projecten die u in de komende maand wilt initiëren, moet in deze activiteit vooraf een Business Case worden opgesteld. Ook benoemt u in deze activiteit de sponsor van het project.