A03 – Benoem de leden van het ideatieteam

Dit is een concept van de handleiding, bedoeld voor review. Heeft u opmerkingen, mail ze dan naar info@omimo.org. Kom later terug voor de definitieve versie.

Wat

Op dit punt vormt u een team van alle experts die nodig zijn om oplossingen te bedenken waarmee de verwachte outcomes van het programma kunnen worden bereikt. Het programma is nog niet goedgekeurd en wordt misschien nooit uitgevoerd, maar deze benoemingen moeten officieel gebeuren, en het team moet beschikbaar zijn om aan het programma te werken als het later wordt goedgekeurd.

Waarom

Een van de belangrijkste doelen van de Programma-initiatie is het beoordelen van de levensvatbaarheid en de rechtvaardiging van het programma, wat richting geeft aan de beslissing of het een goed idee is om erin te investeren. Die informatie is gebaseerd op het bedenken van oplossingen en het ontwerpen ervan op hoofdlijnen, en daarvoor zijn experts in het ideatieteam nodig. Gebeurt dat niet goed, dan kunnen waardevolle programma’s worden afgewezen en onrendabele programma’s worden gekozen.

Sommigen vinden het misschien tijdverspilling om te werken aan een programma dat mogelijk niet wordt uitgevoerd. De programmamanager moet ervoor zorgen dat iedereen begrijpt dat dit juist een belangrijke investering voor de organisatie is, omdat die het mogelijk maakt de beste programma’s te kiezen om in te investeren. Zelfs als wordt besloten het programma niet uit te voeren, is hun werk niet voor niets geweest: ze hebben de organisatie behoed voor het investeren van middelen in een onrendabel programma.

Net als P3.express en micro.P3.express accepteert P4.express niet de gangbare aanpak waarbij het ene team het programma of project initieert en het andere team het uitvoert: een team dat het zelf zal moeten uitvoeren, is realistischer bij de initiatie.

Wie

De leden van het ideatieteam hebben over het algemeen een grote invloed op het succes van het programma. Daarom mag niemand van buiten het programma het team samenstellen. De sponsor hoort er vrijwel absolute zeggenschap over te hebben en zou de selectie van de teamleden met vertrouwen aan de programmamanager moeten delegeren.

Hoe

Beslissen wie er in het team moet zitten is niet eenvoudig en vraagt inzicht in wat er bij de mogelijke oplossingen komt kijken. Daarom kan de programmamanager het beste beginnen met een paar voor de hand liggende keuzes en dan, met hun hulp, ontdekken wie er verder nodig zijn voor het programma. Dit proces kan een paar keer worden herhaald met de nieuwe teamleden, tot het team capabel genoeg is. Later, tijdens de Programma-initiatie of de Maandelijkse initiaties, kan bij het bedenken van oplossingen blijken dat er meer experts nodig zijn; die kunnen dan worden toegevoegd.

Veel programma’s (bijvoorbeeld organisatieveranderprogramma’s) zijn sterk afhankelijk van de acceptatie en steun van hun stakeholders. Mensen die het gevoel hebben dat er onvoldoende rekening wordt gehouden met hun behoeften, zullen zich dan verzetten. Voor de belangen van elke groep mensen moet er daarom minstens één teamlid zijn dat die belangen volledig kent en de informatie met het team deelt. Waar mogelijk is het zelfs het beste om vertegenwoordigers van elke groep belangrijke stakeholders in het team te hebben.

Soms benoemt u een paar mensen in het team vooral omdat het teamlidmaatschap hen tot supporters van het programma maakt, terwijl ze buiten het team weleens tegenstanders zouden kunnen worden. Die aanpak kan nuttig zijn, maar zorg er ook voor dat er geen negatieve teamleden met destructief gedrag in het team zitten en dat u het team niet onnodig groot maakt.