F01 – Controleer en draag de outputs over

Dit is een concept van de handleiding, bedoeld voor review. Heeft u opmerkingen, mail ze dan naar info@omimo.org. Kom later terug voor de definitieve versie.

Wat

In deze activiteit controleert u nog eens goed of alle projectoutputs zijn zoals verwacht en of alle follow-up items zijn gesloten, en daarna draagt u de outputs over aan de interne of externe klant.

Als het programma is geannuleerd, kan deze activiteit al dan niet nodig zijn.

Waarom

Het doel is een officiële overdracht en goedkeuring, een voorwaarde voor de volledige afsluiting van het programma. Onthoud dat programma’s die bijna klaar zijn maar in hun laatste fase blijven hangen, een verspilling van middelen zijn en uw portfoliomanagement compliceren. U kunt zaken het beste afsluiten en aan iets nieuws beginnen.

Wie

De programmamanager en de custodians zijn er verantwoordelijk voor dat alle follow-up items worden gesloten. De programmamanager is verantwoordelijk voor de overdracht van de outputs.

Hoe

Wanneer een project binnen het programma klaar is, draagt de projectmanager de outputs ervan over aan de programmamanager in D02. De programmamanager controleert de scope en kwaliteit van de output met hulp van specialisten uit het ideatieteam, en als alles in orde is, keurt hij of zij de output goed en accepteert die.

Sommige programma’s verzamelen alle outputs en wachten tot het einde van het programma om ze aan de uiteindelijke eigenaren over te dragen. In andere programma’s kan het echter nodig of nuttig zijn om sommige of alle outputs over te dragen zodra ze klaar zijn, zonder op het einde van het programma te wachten. Het nadeel daarvan is dat de toegang tot de output wordt beperkt, wat wrijving kan geven voor andere projecten in het programma. Het voordeel is dat de eigenaren de output alvast in gebruik kunnen nemen en baten kunnen genereren, naast realistische feedback.

Om er zeker van te zijn dat alle outputs klaar zijn voor overdracht, mag er geen enkel open item meer in uw Follow-upregister staan. Alle items moeten gesloten zijn: afgerond, geannuleerd of overgedragen. De status “overgedragen” is er speciaal voor deze activiteit: er kunnen nog wat resterende werkzaamheden zijn, en daarop wachten zou het programma te lang maken. Waar mogelijk worden de resterende werkzaamheden op een lijst gezet en overgedragen aan een operationeel team, waarna het programma kan worden afgesloten.

Werk aan het einde het actieve Scenario bij zodat de nieuwste feiten erin staan. Zo is het nuttiger als inspiratiebron voor toekomstige programma’s.