D01 – Beheer follow-up items

Deze managementactiviteit behoort tot de groep Dagelijks beheer. De activiteiten in deze groep zijn voor het dagelijkse werk van het programma.


Dit is een concept van de handleiding, bedoeld voor review. Heeft u opmerkingen, mail ze dan naar info@omimo.org. Kom later terug voor de definitieve versie.

Wat

Deze activiteit is voor het dagelijkse beheer van risico’s, problemen en andere ad-hocaanleidingen voor actie op programmaniveau: alles wat is vastgelegd in het Follow-upregister. De custodian van elk item volgt het op tot het is gesloten.

Waarom

Het hoofddoel is om proactief te reageren op risico’s, problemen en andere ad-hocaanleidingen voor actie, in plaats van ze vanzelf te laten oplossen. Zo houdt u de controle en de kans op betere resultaten.

Vertrouwen op uw geheugen of op losse aantekeningen kost te veel mentale energie en brengt het risico met zich mee dat u items vergeet. Daarom is het het beste om een eenvoudig register te hebben, plus de zelfdiscipline om items vast te leggen zodra ze worden ontdekt.

Alle items beheren kost te veel tijd en energie, en daarom wijst u custodians aan. Dat verdeelt niet alleen het werk, maar helpt ook iedereen op hetzelfde doel af te stemmen.

Wie

De programmamanager is verantwoordelijk voor het aanmaken van nieuwe items in het Follow-upregister, maar iedereen hoort te helpen items te ontdekken.

Elk item in het Follow-upregister moet een custodian hebben die het opvolgt en bijwerkt. De custodian moet een van de leden van het ideatieteam zijn of een van de projectmanagers die in het programma werken. De programmamanager houdt toezicht op het proces om ervoor te zorgen dat de custodians hun verantwoordelijkheid goed vervullen.

Elk item in het Follow-upregister heeft nul of meer acties. Elke actie kan een of meer verantwoordelijken hebben voor de uitvoering. Let op: de custodian is alleen verantwoordelijk voor het opvolgen en rapporteren.

Hoe

Op programmaniveau is er een Follow-upregister voor items die meer dan één project raken. Elk project heeft daarnaast een eigen register voor items die alleen dat project raken. En als er een portfoliomanagementsysteem is, kan dat een register hebben voor items die meer dan één programma of standalone project raken. Afhankelijk van de reikwijdte van het item dat u ontdekt, legt u het vast in uw eigen register of stuurt u het naar de laag eronder of erboven. Mogelijke afhankelijkheden tussen projecten zijn voorbeelden van follow-up items die in deze activiteit integraal moeten worden gemanaged.

De programmamanager moet ervoor zorgen dat alle projectmanagers naast hun lokale Follow-upregister ook de Follow-upregisters van het programma en het portfolio raadplegen.

Leg nieuwe items onmiddellijk vast, zodat u ze niet vergeet. U hoeft een item niet meteen na het toevoegen te plannen — u kunt op geschikte momenten naar het register terugkeren om de nieuwe items samen met uw team te plannen. Zorg ervoor dat het item beschrijft wat de impact ervan is op het beoogde Scenario en de andere levensvatbare Scenario’s, en voeg er geleidelijk acties aan toe om het onder controle te krijgen.

Een belangrijke stap bij het plannen van een nieuw item is het aanwijzen van een van de leden van het ideatieteam of een van de projectmanagers in het programma als custodian. De custodian is er vervolgens verantwoordelijk voor om voortdurend opmerkingen aan het item toe te voegen met de nieuwste informatie. Hij of zij volgt ook de acties op om te zorgen dat ze worden uitgevoerd.

Dit is een voorbeeld van een eenvoudig follow-up item:

Mogelijke oorlog tussen X en Y

Custodian: Celes

2026-02-05, Beschrijving:

Er is een conflict tussen X en Y, en sommigen voorspellen dat die twee landen weleens een oorlog kunnen beginnen. Als dat gebeurt, stijgt waarschijnlijk de prijs van de meeste materialen die we voor het project moeten inkopen. Omdat we een fixed-price-contract hebben, compenseert de klant ons daar niet voor, en kunnen we in financiële problemen komen.

2026-02-08, Actie:

Een goede optie voor ons is om al het materiaal nu meteen in te kopen. Tiam schat in hoeveel we moeten betalen om alle materialen te kopen en wat het kost om ze veilig op te slaan voor de duur van het project. Zia zoekt uit hoe snel we het geld van de inkoopafdeling kunnen krijgen om ze te kopen.

2026-02-09, Opmerking:

In ons contract hebben we de klant 1.200 eenheden voor het materiaal in rekening gebracht. Als we alles in één keer vooraf inkopen, kost het ons 1.050, maar we moeten zo’n 250 betalen voor de veilige opslag ervan. Doen we niets en breekt de oorlog uit, dan liggen onze kosten tussen de 1.200 en 3.000. We wachten nog op informatie over ons budget.

2026-02-11, Opmerking + actie:

De sponsor heeft met het bedrijf gesproken, en het beste wat ze kunnen doen is ons de komende weken 400 eenheden geven! Laten we kijken of de klant een deel van de contractsom vooruit kan betalen om ons hierbij te helpen. Casey pakt dat op.

2026-02-15, Opmerking + actie:

De klant is akkoord om de 650 eenheden die we nodig hebben vooruit te betalen, dus Karabo kan nu alle materialen voor ons gaan inkopen!

2026-02-27, Opmerking:

De inkoop is afgerond. Het heeft ons 1.100 gekost om alle materialen te kopen. We hebben ook lokale opslag op de locatie ingericht, wat 150 eenheden heeft gekost.

Item gesloten.

Gebruik de expertise van het ideatieteam en de projectmanagers van het programma om proactieve acties voor de follow-up items te bedenken. Het doel is om elk item zo snel mogelijk te sluiten. Een item kan op een van de volgende manieren worden gesloten:

Normaal gesproken worden de Follow-upregisters van OMIMO gemaakt in flow boards (ook wel Kanban-borden genoemd).