E01 – Meet en rapporteer de prestaties

Dit is een concept van de handleiding, bedoeld voor review. Heeft u opmerkingen, mail ze dan naar info@omimo.org. Kom later terug voor de definitieve versie.

Wat

Evalueer hoeveel dichter u bij het bereiken van alle verwachte outcomes bent gekomen en wat er nodig is om de resterende outcomes te realiseren en in stand te houden.

Stel op basis van die gegevens een of meer soorten rapporten op voor de sponsor en de andere stakeholders.

Waarom

Er zijn hier twee aandachtspunten. Ten eerste moet u bevestigen dat het programma nog steeds levensvatbaar is en dat u er redelijk zeker van kunt zijn dat de verwachte resultaten haalbaar zijn. Ten tweede moet u de tijd en het geld voorspellen die nodig zijn om de resterende outcomes te realiseren en in stand te houden, want er zit een grens aan de investering die de stakeholder voor de outcomes accepteert.

Rapporteren is essentieel: de meeste stakeholders zijn meer ondersteunend wanneer ze op de hoogte worden gehouden. Bovendien kunnen er conflicten of gemiste kansen zijn, en tijdig rapporteren aan stakeholders kan u helpen die te ontdekken.

Wie

De programmamanager is verantwoordelijk voor het meten en rapporteren van de prestaties van het programma. De meting is gebaseerd op de prestatie-informatie die de projectmanagers aanleveren, en de programmamanager moet ervoor zorgen dat die informatie betrouwbaar is.

Hoe

Eerst ontvangt de programmamanager de prestatiemetingen van alle projecten van hun managers. Als projecten geen frequente meet- en rapportageactiviteit hebben, moet die aan die projecten worden toegevoegd.

Vervolgens gebruikt de programmamanager die gegevens en het beoogde Scenario om de tijd en het geld te voorspellen die nodig zijn om het programma af te ronden. De meetmethode kan afhangen van het type programma en is niet volledig deterministisch; ze moet worden bijgesteld met het oordeel van de deskundige programmamanager. Bepaal het optimale niveau van nauwkeurigheid en precisie voor de metingen en ga daar niet bovenuit, zodat u geen energie verspilt en geen illusie van controle creëert.

Bij het voorspellen van de benodigde investering is het belangrijk om zowel de inspanning voor het realiseren van de verwachte outcomes mee te nemen als de inspanning voor het in stand houden ervan. Dat laatste wordt nog weleens vergeten. Richt u op het meten van dingen die bijdragen aan uw prognoses. Verkeerde metingen verspillen uw energie, maar erger nog: ze kunnen schadelijk zijn, want de mensen in het programma stemmen zich af op de metingen, en verkeerde metingen kunnen hen op het verkeerde spoor zetten.

Mogelijk moet u meer dan één soort rapport maken voor verschillende soorten stakeholders. De inhoud en vorm van die rapporten variëren; sommige worden bij elke uitvoering van deze activiteit verstuurd, andere minder vaak (bijvoorbeeld elke vierde keer dat deze activiteit wordt uitgevoerd). In het algemeen zijn eenvoudigere rapporten effectiever. Leg de rapportagevereisten van stakeholders vast in de stakeholderslijst van de Programmabeschrijving.