B04 – Lanceer de maandelijkse cyclus

Dit is een concept van de handleiding, bedoeld voor review. Heeft u opmerkingen, mail ze dan naar info@omimo.org. Kom later terug voor de definitieve versie.

Wat

Wanneer u in B03 de goedkeuring krijgt, is het tijd voor een kick-off van de maandelijkse cyclus met het ideatieteam en de sponsors en managers van de projecten onder het programma.

Waarom

De deelnemers aan deze activiteit zijn al geïnformeerd over wat er de komende maand gaat gebeuren, maar u houdt een kick-off om het door te nemen en te zorgen dat iedereen op één lijn zit. Dat is vooral belangrijk voor de sponsors en managers van de onderliggende projecten, die zich soms zo op hun project richten dat ze vergeten dat het er is om een groter programma te dienen.

Naast het uitwisselen van informatie kan deze bijeenkomst ook worden gebruikt voor teambuilding. Eenvoudige, indirecte teambuilding maakt de communicatie en coördinatie tussen deze mensen in de loop van de maand makkelijker.

Wie

De kick-off wordt georganiseerd en gefaciliteerd door de programmamanager. In grote programma’s met een team dat de programmamanager ondersteunt, neemt dat team het meeste werk in deze activiteit voor zijn rekening.

Hoe

Mensen fysiek bij elkaar brengen voor een kick-off is ideaal. Als dat niet mogelijk of lastig is, kan een zorgvuldig voorbereide en georganiseerde onlinebijeenkomst ook werken.

Neem het beoogde Scenario door en de rol die de verschillende stakeholders daarin spelen. Beperk de kick-off niet tot saaie toespraken en een overzicht van de komende maand, maar maak er een prettige ervaring van voor iedereen — het teambuildingaspect van deze bijeenkomst heeft prioriteit.