A09 – Neem een go/no-go-beslissing

Dit is een concept van de handleiding, bedoeld voor review. Heeft u opmerkingen, mail ze dan naar info@omimo.org. Kom later terug voor de definitieve versie.

Wat

U heeft nu genoeg tijd besteed aan het verkennen van het idee van het programma, geprobeerd de werkelijke outcomes te begrijpen die mensen ervan verwachten (zonder iemand over te slaan), en daarmee een of meer Scenario’s gemaakt. Nu is het tijd om te beslissen of het programma wordt uitgevoerd.

Waarom

U wilt zeker weten dat het programma levensvatbaar en gerechtvaardigd is voordat u erin investeert. De voor de hand liggende reden is dat u geen tijd en geld wilt verliezen. Maar er is nog een reden, die in veel gevallen belangrijker kan zijn: een mislukt programma kan het lastiger maken om in de toekomst een vergelijkbaar programma op te zetten. Met andere woorden: bij iets kritieks en gevoeligs kan helemaal niets doen veel beter zijn dan een slecht geïnitieerd programma proberen uit te voeren.

Wie

De programmamanager stuurt de documenten naar de sponsor, en de sponsor hoort de beslissing te nemen. Vaak zal de sponsor erover moeten overleggen met anderen, zoals de mensen in het portfoliomanagementsysteem, en samen met hen beslissen. Maar dat is aan de sponsor, en de programmamanager hoeft zich niet druk te maken over wie er bij de besluitvorming betrokken moet zijn. Vanuit het programma gezien is er maar één besluitvormer op hoofdlijnen, en dat is de sponsor.

Hoe

De Scenario’s die u heeft ontwikkeld, leveren een bandbreedte op van de tijd en het geld die het programma nodig heeft. Op hogere niveaus, zoals het portfoliomanagement, kan er een Business Case voor het programma zijn. In dat geval gebruiken zij de gegevens om de Business Case bij te werken en daarmee de rechtvaardiging van het programma te toetsen, door de geschatte investering en baten te vergelijken. Ze bekijken ook de Scenario’s om te zien hoe levensvatbaar het programma is, en vergelijken het risiconiveau met het niveau dat ze voor het doel van het programma willen accepteren.

Uiteindelijk valt de beslissing, en pas nadat de sponsor die schriftelijk en officieel aan de programmamanager heeft meegedeeld, mag de programmamanager verdergaan met de volgende stappen. Is de beslissing om het programma uit te voeren, dan gaat de programmamanager door naar A10; anders archiveert hij of zij de documenten en wordt het team vrijgegeven.

Iedereen in de organisatie moet begrijpen dat een programma of project initiëren en vervolgens besluiten het niet uit te voeren geen mislukking is, maar juist een teken van goed management. Er kunnen veel ideeën zijn die het verkennen (initiëren) waard zijn, maar het zou niet zinvol zijn om ze op dat moment allemaal na te jagen. U kunt een paar jaar later op een idee terugkomen of het definitief afwijzen.