E02 – Evalueer de tevredenheid van de stakeholders
Deze managementactiviteit behoort tot de groep Maandelijkse afsluiting. De activiteiten in deze groep controleren de resultaten van de maand.
Dit is een concept van de handleiding, bedoeld voor review. Heeft u opmerkingen, mail ze dan naar info@omimo.org. Kom later terug voor de definitieve versie.
Wat
Stuur korte anonieme vragenlijsten naar de relevante stakeholders om hun tevredenheid over het programma in de afgelopen maand te evalueren.
Waarom
Frequente tevredenheidsevaluaties zijn cruciaal om problemen te ontdekken en zo snel mogelijk op te lossen, in plaats van te wachten op ongewenste resultaten in de toekomst — eerder oplossen is meestal makkelijker, sneller en goedkoper.
Het is belangrijk om de evaluatie anoniem te houden, want anders voelen sommige mensen zich misschien niet vrij om hun werkelijke gevoelens over het programma te uiten.
Wie
Het evalueren van de tevredenheid van de stakeholders is de verantwoordelijkheid van de programmamanager.
Hoe
De interne en de belangrijkste externe stakeholders horen te worden geëvalueerd. De interne stakeholders zijn het ideatieteam en de sponsors en projectmanagers die in het programma werken. Welke externe stakeholders de belangrijkste zijn, hangt af van het type programma en moet per geval worden bepaald. Leg de beslissing over welke stakeholders in de tevredenheidsevaluaties worden meegenomen vast in de stakeholderssectie van de Programmabeschrijving.
Meestal is er meer dan één soort evaluatie nodig voor de verschillende groepen stakeholders. U kunt privacyvriendelijke, anonieme onlineformulieren gebruiken om de gegevens te verzamelen. Houd de formulieren kort en simpel, zodat alle of in elk geval de meeste stakeholders meedoen.
De interne stakeholders moeten in elke cyclus worden geëvalueerd. Voor sommige externe stakeholders kan dat echter te vaak zijn. In dat geval kunt u besluiten sommige groepen elke twee, drie of vier keer dat deze activiteit wordt uitgevoerd te evalueren. Leg die beslissing vast in de stakeholderssectie van de Programmabeschrijving.
Vergelijk de gemeten tevredenheid met de tevredenheid die in de Scenario’s is aangenomen, en stel de Scenario’s zo nodig bij om ze realistischer te maken.
Leg het resultaat van de tevredenheidsevaluaties vast in het Health register.