A01 – Benoem de sponsor

Dit is een concept van de handleiding, bedoeld voor review. Heeft u opmerkingen, mail ze dan naar info@omimo.org. Kom later terug voor de definitieve versie.

Wat

De eerste managementactiviteit is het benoemen van een senior manager als programmasponsor. De sponsor is de hoogste rol in het programma, en de programmamanager rapporteert aan de sponsor.

De sponsor is

• eindverantwoordelijk voor de rechtvaardiging, de outcomes en de baten van het programma;
• verantwoordelijk voor de besluiten op hoofdlijnen van het programma; en
• verantwoordelijk voor een goede financiering en bemensing van het programma.

Waarom

Een programmamanager alleen is niet genoeg. De rol van de sponsor is nodig omdat

• programmamanagers zich moeten richten op samenwerking, facilitering, conflictoplossing en ander dagelijks werk, waardoor ze niet genoeg tijd en aandacht overhouden om de hoofdlijnen van het programma aan te sturen; en
• programmamanagers mogelijk niet genoeg organisatorische macht hebben
  • om middelen voor het programma te kunnen krijgen, en
  • om over voldoende strategische informatie te beschikken voor goede besluiten op hoofdlijnen.

Wie

Omdat de sponsor de hoogste rol in het programma is, moet deze worden benoemd vanuit een hogere positie buiten het programma, zoals het portfoliomanagementsysteem.

Wanneer P5.express wordt gebruikt voor portfoliomanagement, moet de programmasponsor lid zijn van de Portfolioraad. Zo is de sponsor op de hoogte van alle investeringen in de organisatie en daardoor in staat betere besluiten op hoofdlijnen te nemen voor het programma.

Hoe

De programmasponsor moet een hooggeplaatste manager in de organisatie zijn, zoals een directeur. Dat is nodig omdat zijn of haar organisatorische macht onmisbaar is om middelen voor het programma te krijgen. Bovendien levert die hoge positie de strategische informatie op die nodig is voor de besluiten op hoofdlijnen van het programma.

De sponsor moet een bijzonder belang hebben bij het programma, zodat hij of zij er binnen de organisatie voor kan pleiten. Meestal leidt de sponsor een afdeling of bedrijfsonderdeel dat het meest met de outcomes van het programma te maken heeft, en daarom wil de sponsor zich er hard voor maken. De sponsor moet echter niet aarzelen om het programma te annuleren als het niet meer te rechtvaardigen is.

Bij externe projecten die door uw leveranciers worden uitgevoerd, benoemen zij de sponsors vanuit hun eigen organisatie. Voor de interne projecten benoemen de programmasponsor en de programmamanager de projectsponsors vanuit hun organisatie, of ze nemen er iemand voor aan. In kleine programma’s kan de programmasponsor ook de sponsor zijn van de interne projecten die eronder worden gedefinieerd, maar vermijd dat waar mogelijk, zodat de programmasponsor zich zonder afleiding op het programma kan richten.

Projectsponsors worden gedurende het hele programma benoemd, telkens wanneer er nieuwe projecten worden gedefinieerd in de Maandelijkse initiatie van het programma — niet tijdens deze activiteit.

Waar mogelijk is het een goed idee om niet één persoon sponsor te laten zijn van alle programma’s in de organisatie, want een gezonde mate van concurrentie tussen sponsors kan iedereen helpen.

Sponsors hoeven niet veel tijd aan het programma te besteden, maar ze moeten wel betrokken blijven en er een deel van hun tijd aan wijden.