C01 – Lanceer de wekelijkse cyclus
Deze managementactiviteit behoort tot de groep Wekelijks beheer. De activiteiten in deze groep helpen u aan het begin van elke week te synchroniseren.
Dit is een concept van de handleiding, bedoeld voor review. Heeft u opmerkingen, mail ze dan naar info@omimo.org. Kom later terug voor de definitieve versie.
Wat
Houd een workshop met het ideatieteam en de managers van de projecten onder het programma, en neem door wat er de komende week gaat gebeuren en waar de raakvlakken en mogelijke conflicten tussen de projecten liggen.
Waarom
De projecten binnen een programma hangen met elkaar samen, maar hun onderlinge afhankelijkheden moeten zo klein mogelijk worden gehouden. Toch zijn er altijd afhankelijkheden, en daarom zijn frequente bijeenkomsten als deze nodig om conflicten en dubbel werk te voorkomen.
Wie
De programmamanager is verantwoordelijk voor het organiseren en faciliteren van deze kick-off, en de leden van het ideatieteam en de projectmanagers zijn verantwoordelijk voor actieve deelname.
Hoe
Elke projectmanager legt uit wat hij of zij de komende week gaat doen volgens het beoogde Scenario en de relatief gedetailleerde plannen van het eigen project, en de andere deelnemers stellen zo nodig vragen om mogelijke conflicten en misverstanden te bespreken.
Omdat deze bijeenkomst wekelijks plaatsvindt en projectmanagers en andere deelnemers daarnaast veel andere wekelijkse taken hebben, is het belangrijk om het kort en zakelijk te houden. Vermijd zijpaden zoals de voortgang, en wordt er in de discussie een risico ontdekt, noteer het dan in het Follow-upregister en keer terug naar het hoofdonderwerp.