Inleiding

Dit is een concept van de handleiding, bedoeld voor review. Heeft u opmerkingen, mail ze dan naar info@omimo.org. Kom later terug voor de definitieve versie.

P4.express is een minimalistische, praktische manier om programma’s te managen. Het heeft een eenvoudig proces, zoals te zien is in het diagram. Het bestaat uit 29 managementactiviteiten in 6 activiteitengroepen. Klik op een van de activiteiten in de webversie van het diagram of gebruik de inhoudsopgave in de gedownloade versies om de beschrijving ervan te openen. U kunt ook gewoon met de eerste activiteit beginnen, A01, en alle activiteiten op volgorde doorlezen.

Aard

P4.express is een stapsgewijze aanpak voor het managen van programma’s, meestal een methode, methodologie of framework genoemd. Het is geen beschrijvende gids over hoe alle of sommige organisaties hun programma’s managen, maar de beschrijving van één manier om dat te doen, genaamd P4.express.

Compatibiliteit

P4.express is, net als alle andere modules in de OMIMO-familie, modulair. Dat betekent dat u het in elke opzet kunt gebruiken en niet beperkt bent tot projecten en portfolio’s die OMIMO-methoden gebruiken; uw projecten kunnen bijvoorbeeld worden uitgevoerd met P3.express, micro.P3.express, DSDM^®, Scrum, PRINCE2^® of elk ander systeem, zonder dat dit problemen oplevert voor P4.express.

P4.express kan worden gebruikt voor elk type programma: infrastructuur, stedelijke ontwikkeling, organisatieverandering, gezondheid, cultuur, kunst, humanitair werk, enzovoort. P4.express richt zich op alle sectoren, maar niet op de randgevallen binnen die sectoren, omdat het systeem daardoor voor iedereen te ingewikkeld zou worden.

Wanneer er gestructureerd portfoliomanagement is, verwacht P4.express dat dit zich niet rechtstreeks bemoeit met de projecten binnen het programma. Het portfoliomanagementsysteem hoort alleen het programma als geheel aan te sturen en het programma zijn eigen projecten te laten aansturen.

Schaal

P4.express is bruikbaar voor een breed scala aan programma’s, van klein tot groot. Het is echter ontworpen voor programma’s met alleen projecten en ad-hocactiviteiten eronder; kleinere programma’s onder een P4.express-programma zijn niet voorzien, omdat dat in de meeste gevallen niet nodig is en het systeem ingewikkelder zou maken.

P4.express is ontworpen om zonder veel maatwerk bruikbaar te zijn in kleine tot grote programma’s. Voor microprogramma’s en megaprogramma’s is wel ingrijpend maatwerk nodig.

Externe klanten

Uw organisatie kan het programma voor zichzelf uitvoeren of voor een externe klant. In het tweede geval is een passend contract belangrijk, want programma’s zijn van nature zeer onvoorspelbaar en verkennend, en fixed-price-contracten zijn er niet geschikt voor.

Projecten zonder programma’s

Een programma realiseert de verwachte outcomes en houdt ze in stand. Dat gebeurt door

1. end-to-end-oplossingen als Scenario’s te bedenken, en
2. de projecten die deze oplossingen implementeren op hoofdlijnen aan te sturen.

Een project is geen end-to-end-oplossing, maar een concrete stap ernaartoe. Om ervoor te zorgen dat projecten nuttig zijn, moeten ze deel uitmaken van een end-to-end-oplossing. Met andere woorden: achter elk project zit altijd een programma. Dat programma kan impliciet zijn en over het hoofd worden gezien, maar het bestaat. Een project om een ziekenhuis in een stad te bouwen wordt bijvoorbeeld waarschijnlijk ondernomen om de gezondheidszorg in die stad te verbeteren. Iemand moet nagaan of het bouwen van het ziekenhuis de beste optie is om de gezondheidszorg daar te verbeteren, en zo ja, wat er verder moet gebeuren om die outcome echt te realiseren. Dat is het programma achter het project, dat impliciet en ongestructureerd kan verlopen. Een gestructureerde aanpak komt zulke programma’s zeer ten goede, vooral omdat die ervoor zorgt dat outcomes (als onderdeel van het programma) niet aan hun lot worden overgelaten, maar actief in stand worden gehouden.

Programma’s zijn niet beperkt tot middelgrote of grote gevallen zoals het voorbeeld hierboven. Ook het leren van P4.express kunt u als een project beschouwen. U kunt nadenken over het programma erachter en dat expliciet maken, samen met de bijbehorende realisatie- en instandhoudingsactiviteiten.

Vanuit een holistisch standpunt zit er dus altijd een impliciet of expliciet programma achter elk project. Voor een leverancier die verantwoordelijk is voor een project kan het programma echter buiten zijn scope vallen. Zo ontstaan er standalone projecten in organisaties die projecten uitvoeren voor externe stakeholders.

Proces

Het P4.express-proces telt 29 activiteiten, verdeeld over de volgende activiteitengroepen:

• Programma-initiatie wordt aan het begin uitgevoerd om een fundament voor het programma te leggen en te beslissen of het een goed idee is om het programma uit te voeren.
• Maandelijkse initiatie wordt aan het begin van elke maand uitgevoerd om de plannen te herzien en te verfijnen en om te controleren of het nog steeds een goed idee is om door te gaan met het programma.
• Wekelijks beheer dient voor synchronisatie.
• Dagelijks beheer dient voor dagelijkse taken zoals follow-ups.
• Maandelijkse afsluiting sluit elke maand af door de resultaten te evalueren.
• Programma-afsluiting sluit het programma af wanneer het zijn doelen heeft bereikt of wanneer het wordt geannuleerd.

Zeer snelle programma’s kunnen de maandelijkse cyclus vervangen door een wekelijkse cyclus en de normale activiteiten van Wekelijks beheer schrappen.

Een project is klaar wanneer zijn output is gecreëerd, maar bij een programma ligt dat anders: nadat de verwachte outcomes zijn gerealiseerd, moet het programma nog twee keer zoveel cycli doorgaan als er nodig waren om de outcomes te realiseren (of een andere duur die bij de situatie past) om die outcomes in stand te houden. De eerste cycli kunnen volledig gericht zijn op het realiseren van outcomes, de volgende op zowel het realiseren van nieuwe als het in stand houden van bestaande outcomes, en de laatste volledig op het in stand houden ervan. Doordat er realisatiecycli bestaan, is er geen post-programmacyclus nodig zoals in andere OMIMO-modules.

Bij het in stand houden van outcomes moeten ook de baten worden gemeten. In een compleet projectecosysteem is er een gestructureerd portfoliomanagementsysteem, en de programmasponsor brengt de metingen daarnaartoe voor verdergaand management.

Rollen

De primaire rollen in een P4.express-programma zijn:

• Sponsor: De sponsor is de hoogste rol en is eindverantwoordelijk voor het succes van het programma. Deze persoon is verantwoordelijk voor de besluiten op hoofdlijnen en voor het voorzien van het programma van middelen. Er kunnen een stuurgroep, een portfoliomanagementsysteem en allerlei andere besluitvormende organen bij betrokken zijn, maar die moeten allemaal in het programma worden vertegenwoordigd door één sponsor.
• Programmamanager: De programmamanager rapporteert aan de sponsor en is verantwoordelijk voor coördinatie, facilitering, conflictoplossing, enzovoort.
• Ideatieteam: Dit is een team van alle experts die nodig zijn om ideeën te bedenken over hoe het programma zijn doel kan bereiken. Zij ontwerpen de oplossing op hoofdlijnen en bekijken hoe die door verschillende projecten kan worden geïmplementeerd.

Naast de primaire rollen horen de onderliggende projecten de volgende rollen te hebben, die als secundaire rollen bij het programma betrokken zijn:

• Iemand die verantwoordelijk is voor de coördinatie in het project: normaal heet deze rol projectmanager. Als het project wordt uitgevoerd met een methode of framework zonder projectmanagerrol, moet een rol die vooral op coördinatie en facilitering is gericht deze functie krijgen en bij het programma betrokken worden. Hoe de rol in de projectlaag ook heet, in de programmalaag noemen we die “projectmanager”.
• Iemand die de besluiten op hoofdlijnen neemt in het project: normaal heet deze rol projectsponsor of project executive. Waar zo’n rol ontbreekt, moet de functie aan een van de bestaande rollen worden gegeven. Hoe de rol in de projectlaag ook heet, in de programmalaag noemen we die “projectsponsor”.

In kleine programma’s kan één persoon de sponsor van zowel het programma als de projecten zijn, en kan één persoon programmamanager en projectmanager van alle projecten zijn. Het combineren van de rollen van sponsor en programmamanager moet echter waar mogelijk worden vermeden: de ene rol houdt zich bezig met abstracte en de andere met concrete zaken, en één persoon kan dat meestal niet allebei aan en verwaarloost er één. Bovendien kan het soms een belangenconflict opleveren als één persoon beide rollen vervult.

Documenten

Dit zijn de documenten van P4.express, met de belangrijkste inhoud van elk:

• Programmabeschrijving
  • Verwachte outcomes
  • Verwachte duur en kosten
  • Lijst van stakeholders en hun rapportagevereisten
• Scenario’s
  • End-to-end-oplossingen die de verwachte outcomes kunnen realiseren en in stand houden
  • Aannames, zoals veronderstelde reacties van de omgeving
• Follow-upregister
  • Een beschrijving van ad-hocaanleidingen voor actie, zoals problemen en risico’s, met hun opmerkingen, acties, resultaten, enzovoort
• Health register
  • Resultaten van peer reviews
  • Resultaten van tevredenheidsevaluaties
• Business Cases voor projecten onder het programma
  • Waarom dit project?
  • Alternatieve opties
  • Vereisten op hoofdlijnen
  • Verwachte outputs en hun outcomes
  • Geschatte investering (tijd, kosten, enz.)
  • Uitvoeringsstrategie (intern gedaan, uitbesteed, enz.)
  • Belangrijkste risico’s
  • Belangrijkste stakeholders

Denk eraan geen gegevens te verzamelen die u niet nodig heeft, en houd de documenten eenvoudig en doelgericht. U hoeft ook geen ingewikkelde software te gebruiken — begin met eenvoudige hulpmiddelen en stap alleen over op geavanceerdere als daar een goede reden voor is.

Over Business Cases: in OMIMO wordt de Business Case van een project of programma niet binnen dat project of programma zelf gemaakt, maar in de laag erboven, omdat er een breder perspectief voor nodig is dan dat van het project of programma dat erin wordt beschreven. In P4.express maakt u dus Business Cases voor de projecten eronder, terwijl de Business Case van het programma zelf erbuiten ligt en wordt beheerd door een hogere instantie, zoals het portfoliomanagement.

Maatwerk

Zoals bij andere minimalistische systemen kunt u P4.express het beste niet vooraf op maat maken. Implementeer en gebruik het zoals het in de handleiding staat en pas het daarna geleidelijk aan, vooral in activiteit E03, op basis van feedback uit de omgeving en met zorgvuldig uitproberen.

Geschiedenis

Het eerste besloten concept van P4.express werd in september 2025 gemaakt. Het tweede besloten concept werd in mei 2026 gepubliceerd, gevolgd door het openbare concept in juli 2026 en de definitieve versie in _____.