F04 – Архивиране на документите

Това е чернова на ръководството, предназначена за преглед. Ако имате коментари, моля, изпратете ги на info@omimo.org. Проверявайте отново за окончателната версия.

Какво

Сега, когато наближавате края на програмата, е време да архивирате всички нейни документи за бъдещето.

Защо

Документите на програмата съдържат безценна информация, която може да е много полезна в бъдещи програми и проекти — но само ако документите са достъпни, когато потрябват.

Кой

Мениджърът на програмата отговаря за архивирането на документите.

Как

Обикновено файловете трябва да са добре структурирани, но ако някои са на грешно място или са именувани неправилно, това трябва да се поправи. За файловете в собственически формат е добра идея да се създаде и копие в отворен или разпространен формат, за който е сигурно, че ще е наличен в бъдеще. Ако някакви данни се съхраняват в уеб приложение, експортирайте ги в достъпен формат и ги запазете в директорията на програмата.

Накрая се погрижете файловете да станат само за четене и да има ефективна система за резервни копия, която да ги пази. Уверете се, че до файловете имат достъп само упълномощени хора, особено ако някои от тях съдържат поверителна информация.

Често срещан проблем с документите е, че текстът не е ясен и само хората, които работят активно с тях, могат да ги разберат в точния момент и в точния контекст. По време на програмата се погрижете всички документи да са толкова ясни и прости, че да може да ги разбере и човек, непознаващ точния контекст на програмата. Тази стратегия ви помага и при дълги програми — много често вътрешните заинтересовани страни трудно разбират собствените си документи след няколко месеца.