D01 – Управление на последващите действия

Това е чернова на ръководството, предназначена за преглед. Ако имате коментари, моля, изпратете ги на info@omimo.org. Проверявайте отново за окончателната версия.

Какво

Тази дейност е за ежедневното управление на рисковете, проблемите и другите ad hoc източници на действия на програмно ниво: всичко, уловено в Регистъра на последващите действия. Отговорникът на всеки елемент го проследява, докато той бъде затворен.

Защо

Основната цел е да се реагира на рисковете, проблемите и другите ad hoc източници на действия проактивно, вместо да се оставят да се разрешат от само себе си. Така запазвате контрола и възможността за по-добри резултати.

Разчитането на паметта или на разпилени бележки отнема твърде много умствена енергия и носи риск елементите да бъдат забравени. Затова е най-добре да имате прост регистър и самодисциплината да записвате елементите веднага щом бъдат идентифицирани.

Управлението на всички елементи отнема твърде много време и енергия — затова трябва да определяте отговорници. Освен че разпределя работата, това помага и всички да се насочат към една и съща цел.

Кой

Мениджърът на програмата отговаря за създаването на нови елементи в Регистъра на последващите действия, но всички трябва да помагат за идентифицирането им.

Всеки елемент в Регистъра на последващите действия трябва да има отговорник, който да го проследява и актуализира. Отговорникът трябва да е някой от членовете на екипа за идеи или от ръководителите на проекти, работещи в програмата. Мениджърът на програмата следи процеса, за да е сигурен, че отговорниците изпълняват добре задължението си.

Всеки елемент в Регистъра на последващите действия има нула или повече действия. Всяко действие може да има един или повече души, отговорни за извършването му. Имайте предвид, че отговорникът отговаря само за проследяването и докладването.

Как

На програмно ниво има Регистър на последващите действия за елементи, засягащи повече от един проект. Всеки проект има и собствен регистър за елементи, засягащи само него. И накрая, ако има система за управление на портфолио, тя може да има регистър за елементи, засягащи повече от една програма или самостоятелен проект. Според обхвата на въздействие на открития елемент го записвате в собствения си регистър или го изпращате към слоя отдолу или отгоре. Потенциалните зависимости между проектите са пример за последващи действия, които трябва да се управляват интегрирано в тази дейност.

Мениджърът на програмата трябва да се погрижи всички ръководители на проекти да проверяват регистрите на програмата и на портфолиото наред със собствения си локален Регистър на последващите действия.

Записвайте новите елементи веднага, за да сте сигурни, че няма да ги забравите. Не е нужно обаче да планирате елемента веднага след добавянето му в регистъра — можете да се връщате към регистъра през подходящи интервали и да планирате новите елементи с помощта на екипа си. Погрижете се елементът да обяснява въздействието си върху целевия Сценарий и другите жизнеспособни Сценарии и постепенно добавяйте действия към него, за да го поставите под контрол.

Ключова стъпка при планирането на нов елемент е да се определи за негов отговорник някой от членовете на екипа за идеи или от ръководителите на проекти, работещи в програмата. След това отговорникът ще отговаря за непрекъснатото добавяне на коментари към елемента, отразяващи новата информация. Той трябва и да проследява действията, за да е сигурен, че се изпълняват.

Следва пример за просто последващо действие:

Потенциална война между X и Y

Отговорник: Celes

---

2026-02-05, Описание:

Между X и Y има конфликт и някои прогнозират, че двете държави може да започнат война. Ако това стане, вероятно ще поскъпнат повечето материали, които трябва да купим за проекта. Тъй като имаме договор с фиксирана цена, клиентът няма да ни компенсира и може да изпаднем във финансови затруднения.

2026-02-08, Действие:

Добър вариант за нас е да купим всички материали още сега. Tiam ще прецени колко трябва да платим, за да купим всички материали, и колко ще струва безопасното им съхранение за времето на проекта. Zia ще провери колко бързо можем да получим парите от отдела за доставки, за да ги купим.

2026-02-09, Коментар:

По договор сме начислили на клиента 1200 единици за материалите. Ако ги купим наведнъж, предварително, това ще ни струва 1050, но ще трябва да платим около 250 за безопасното им съхранение. Ако не направим нищо и войната започне, разходите ни ще са между 1200 и 3000. Още чакаме информация за бюджета си.

2026-02-11, Коментар + действие:

Спонсорът говори с компанията и най-доброто, което могат да направят, е да ни дадат 400 единици през следващите няколко седмици! Да видим дали клиентът може да плати част от договорната цена авансово, за да ни помогне. Casey ще се заеме.

2026-02-15, Коментар + действие:

Клиентът се съгласи да плати авансово нужните ни 650 единици, така че Karabo вече може да започне да купува всички материали!

2026-02-27, Коментар:

Доставката е завършена. Купуването на всички материали ни струваше 1100. Освен това организирахме локално съхранение на обекта, което струваше 150 единици.

Елементът е затворен.

Използвайте експертизата на екипа за идеи и на ръководителите на проекти в програмата, за да проектирате проактивни действия за последващите действия. Целта е всеки елемент да бъде затворен възможно най-бързо. Елементът може да бъде затворен по един от следните начини:

• Завършено: Вече всичко е наред; погрижили сте се за него или то вече не е приложимо.
• Отменено: Установили сте, че не е истинска грижа и следователно не трябва да правите нищо по въпроса.
• Прехвърлено: В края на програмата елементът е прехвърлен на някой друг, който да се погрижи за него.

Обикновено Регистрите на последващите действия в OMIMO се създават в поточни дъски (известни още като канбан дъски).