A01 – Определяне на спонсор

Това е чернова на ръководството, предназначена за преглед. Ако имате коментари, моля, изпратете ги на info@omimo.org. Проверявайте отново за окончателната версия.

Какво

Първата управленска дейност е определянето на висш мениджър за спонсор на програмата. Спонсорът е най-високата роля в програмата, а мениджърът на програмата се отчита пред спонсора.

Спонсорът

• носи отговорност за обосновката, резултатите и ползите от програмата;
• отговаря за вземането на решенията на високо ниво за програмата; и
• отговаря за това програмата да бъде правилно финансирана и осигурена с ресурси.

Защо

Само мениджър на програмата не е достатъчен — ролята на спонсора е необходима, защото

• мениджърите на програми трябва да са съсредоточени върху сътрудничеството, фасилитирането, разрешаването на конфликти и другата ежедневна работа, което не им оставя достатъчно време и внимание да направляват програмата на високо ниво; и
• мениджърите на програми може да нямат достатъчно организационна власт,
  • за да могат да осигуряват ресурси за програмата, и
  • за да разполагат с достатъчно стратегическа информация за правилни решения на високо ниво.

Кой

Тъй като спонсорът е най-високата роля в програмата, той трябва да бъде определен от по-висока позиция извън програмата, например от системата за управление на портфолиото.

Когато за управление на портфолиото се използва P5.express, спонсорът на програмата трябва да е член на борда на портфолиото. Така спонсорът е наясно с всички инвестиции в организацията и следователно може да взема по-добри решения на високо ниво за програмата.

Как

Спонсорът на програмата трябва да е мениджър на високо ниво в организацията, например директор. Това е необходимо, защото организационната му власт е нужна за осигуряването на ресурси за програмата. Освен това високата му позиция в организацията му дава стратегическата информация, необходима за решенията на високо ниво.

Спонсорът трябва да има особен интерес към програмата, за да може да я защитава в организацията. Обикновено спонсорът ръководи отдел или бизнес направление, което е най-тясно свързано с резултатите от програмата, и затова иска да я подкрепя. Спонсорът обаче не бива да се колебае да отмени програмата, ако тя престане да е обоснована.

За външните проекти, изпълнявани от вашите доставчици, спонсорите ще бъдат определени от техните организации, докато за вътрешните проекти спонсорът на програмата и мениджърът на програмата ще определят спонсорите на проектите от своята организация или ще наемат някого за целта. В малки програми спонсорът на програмата може да е и спонсор на вътрешните проекти, дефинирани в нея, но е най-добре това да се избягва, ако е възможно, за да може спонсорът на програмата да се съсредоточи върху нея, без да се разсейва.

Спонсорите на проектите ще се определят през цялата програма, когато нови проекти се дефинират в дейностите от Месечното иницииране — а не по време на тази дейност.

Когато е възможно, е добра идея един човек да не бъде спонсор на всички програми в организацията, защото здравословната конкуренция между спонсорите може да е от полза за всички.

Спонсорите не трябва да отделят много време за програмата, но все пак трябва да са ангажирани и да ѝ посвещават част от времето си.