E01 – Измерване и докладване на изпълнението

Това е чернова на ръководството, предназначена за преглед. Ако имате коментари, моля, изпратете ги на info@omimo.org. Проверявайте отново за окончателната версия.

Какво

Оценете колко по-близо сте до постигането на всички очаквани резултати и какво е нужно, за да се осъществят и поддържат останалите.

Въз основа на данните подгответе един или повече вида отчети за спонсора и другите заинтересовани страни.

Защо

Тук има две грижи. Първо, трябва да потвърдите, че програмата е все още жизнеспособна и че можете да сте достатъчно сигурни, че ще постигнете очакваните резултати. Второ, трябва да прогнозирате времето и парите, необходими за осъществяването и поддържането на останалите резултати, защото има граница на инвестицията, която заинтересованата страна ще приеме за резултатите.

Докладването е ключово: повечето заинтересовани страни са по-подкрепящи, когато са информирани. Освен това може да има конфликти или пропуснати възможности и навременното докладване на заинтересованите страни може да ви помогне да ги откриете.

Кой

Мениджърът на програмата отговаря за измерването и докладването на изпълнението ѝ. Измерването се основава на информацията за изпълнението, предоставяна от ръководителите на проекти, и мениджърът на програмата трябва да се погрижи тя да е надеждна.

Как

Първо мениджърът на програмата получава измерванията на изпълнението на всички проекти от техните ръководители. Ако в проектите няма честа дейност по измерване и докладване, тя трябва да им се добави.

След това мениджърът на програмата използва тези данни и целевия Сценарий, за да прогнозира времето и парите, необходими за завършването на програмата. Методът на измерване може да зависи от типа програма и не е напълно детерминистичен — той трябва да се коригира с преценката на опитния мениджър на програмата. Помислете за оптималното ниво на точност и прецизност на измерванията и не го надхвърляйте, за да не хабите енергия и да не създавате илюзия за контрол.

При прогнозирането на необходимата инвестиция е важно да се вземе предвид както усилието за осъществяване на очакваните резултати, така и усилието за поддържането им. Второто понякога се пропуска. Съсредоточете се върху измерването на неща, които допринасят за прогнозите ви. Грешните измервания хабят енергията ви, но по-важното е, че могат да са вредни: хората в програмата се съобразяват с измерванията и грешните измервания могат да ги подведат.

Може да се наложи да подготвяте повече от един вид отчет за различните видове заинтересовани страни. Съдържанието и форматът на тези отчети варират; някои може да се изпращат при всяко изпълнение на тази дейност, а други — по-рядко (напр. на всяко четвърто изпълнение). По принцип по-простите отчети са по-ефективни. Документирайте изискванията за докладване на заинтересованите страни в списъка на заинтересованите страни в Описанието на програмата.