B01 – Актуализиране на всички Сценарии
Тази управленска дейност принадлежи към групата Месечно иницииране. Дейностите в тази група преразглеждат плановете и решават дали е добра идея програмата да продължи.
Това е чернова на ръководството, предназначена за преглед. Ако имате коментари, моля, изпратете ги на info@omimo.org. Проверявайте отново за окончателната версия.
Какво
Въз основа на наученото от средата преразгледайте всички Сценарии, за да останат реалистични и готови за използване при нужда. Трябва да премахнете Сценариите, изгубили жизнеспособността си, и да добавите нови Сценарии, станали жизнеспособни в новия контекст.
Въз основа на актуализираните Сценарии трябва да проверите дали целевият Сценарий е все още най-добрият ви вариант, и ако не е — да преминете към най-добрия.
Защо
Първо, всеки план трябва да се актуализира непрекъснато, за да остане полезен, и жизнеспособните ви Сценарии не са изключение. Заради високата несигурност в програмите не е реалистично всичко да се детайлизира предварително — започвате със Сценарий на високо ниво и веднъж месечно добавяте още подробности към целевия Сценарий.
Освен целевия Сценарий трябва да поддържате актуални и останалите. Това е необходимо, защото може да ви се наложи да смените Сценария — не само защото целевият не е толкова добър, колкото сте очаквали, но и защото някой от другите жизнеспособни Сценарии е станал много по-добър, отколкото сте мислели. Толкова по-добър, че предпочитате да оставите целевия Сценарий настрана и да преминете към него. Такава възможност съществува само когато поддържате всичките си Сценарии актуални в тази дейност.
Кой
Екипът за идеи преразглежда и прецизира Сценариите под надзора на мениджъра на програмата.
Как
Първо екипът за идеи проверява дали заинтересованите страни все още очакват резултатите, поставени за постигане. След това преминава през всеки Сценарий и го коригира според новата реалност. Това включва
- порасналото им разбиране за средата; и
- промените в средата вследствие на
- направеното в програмата по целевия ѝ Сценарий; и
- всякакви други външни промени в средата.
Идеята е всеки Сценарий да е готов да поеме програмата от целевия Сценарий. Информацията за изпълнението от текущите проекти в програмата е важен източник на актуализации за Сценариите. Когато обратимостта и превключваемостта на целевия Сценарий са ниски, някои Сценарии може да изгубят жизнеспособността си и трябва да бъдат премахнати. Обратно, новият контекст може да създаде възможности за нови жизнеспособни Сценарии: трябва активно да ги търсите и да ги документирате в тази дейност.
След това е време да видите дали целевият Сценарий е все още най-добрият ви вариант, и ако не е — да преминете към най-добрия Сценарий. Имайте предвид, че при актуализирането на Сценариите в тях трябва да се включи и усилието, необходимо за преминаването към тях.
Накрая, за целевия Сценарий трябва да добавите подробности за следващия цикъл или следващите няколко цикъла. Той обаче не бива да е твърде подробен, защото задача на проектите е да детайлизират своята част. Подходящото ниво на подробност на програмно ниво е това, което помага на екипите да инициират проекти и да преценяват жизнеспособността и обосновката на целевия Сценарий.
За проектите, които трябва да инициирате през месеца, в тази дейност предварително трябва да се подготви бизнес казус. В тази дейност трябва да определите и спонсора на проекта.