A05 – Идентифициране на очакваните резултати

Това е чернова на ръководството, предназначена за преглед. Ако имате коментари, моля, изпратете ги на info@omimo.org. Проверявайте отново за окончателната версия.

Какво

Програмите се изпълняват, за да осъществяват и поддържат резултати. В тази дейност трябва да идентифицирате очакваните резултати и да ги опишете в Описанието на програмата.

Защо

Има разлика между целта и пътя към нея. Несигурната среда прави неясен само пътя, не и целта. Заради високата несигурност в програмите не бива да се обвързвате с решение, изцяло проектирано предварително. Това обаче важи само за решението; целта — наборът от очаквани резултати — трябва да се изясни възможно най-рано, за да можете да съгласувате дейностите си с нея. По-късно може да решите да коригирате очакваните резултати, но намерението трябва да е в тази дейност да се създаде пълен и ясен списък на очакваните резултати, който да се използва до края на програмата.

Изброяването на очакваните резултати може да звучи просто, но в действителност е много трудно и затова заслужава отделна дейност, на която екипът да отдели значително време.

Кой

Екипът за идеи идентифицира очакваните резултати под надзора на мениджъра на програмата. Мениджърът на програмата се грижи, наред с другото, текстът, описващ очакваните резултати, да е ясен и лесен за разбиране.

Как

При някои заинтересовани страни, като клиента, ще интервюирате техни представители, за да разберете очакванията им. Ограничаването на интервютата до един представител или дори до няколко сходни може да е рисковано, защото тяхната интерпретация на очакванията е повлияна от собствената им гледна точка. Затова се опитайте да интервюирате различни типове хора.

При някои заинтересовани страни, като регулаторните организации, може вместо интервюта да се обърнете към публикуваните им норми и разпоредби. Ако след това все още имате съмнения, може да се свържете с тях и да поискате повече информация.

Очакванията на някои заинтересовани страни могат да се определят косвено от миналите им действия. По принцип, когато е възможно, използвайте повече от един метод за установяване на очакванията, за да сте сигурни, че не сте подведени.

Често срещан проблем при много хора, особено при клиентите, е, че вместо да ви разкажат за очакваните от тях резултати, те описват липсата на онова, което смятат за „очевидното“ решение. В такива случаи трябва да задавате добри въпроси и постепенно да навлизате по-дълбоко с тях, за да откриете скритите резултати, които желаят. Например:

• „Да стане по-лесно да се намират стари документи“ е добре, защото описва очаквания резултат; но
• „Сегашната ръчна система за управление на документи да се замени с базирана на ИИ“ не е добре, защото описва едно-единствено, частично решение за постигане на подразбиращ се резултат, вместо да опише резултата и да остави оптималното решение да бъде открито. Ако предварително определеното решение е задължително, значи в ръцете си имате проект, а не програма.

Има разлика между това, от което хората се нуждаят, и това, което искат. Да се целите в това, което искат, би ви донесло краткосрочен успех, а да се целите в това, от което се нуждаят — дългосрочен. В идеалния случай трябва да проведете достатъчно разговори със заинтересованите страни, за да затворите разликата между нуждите и желанията им. С други думи, това, което те смятат, че им е нужно, трябва да съвпада с това, което наистина им е нужно.

Не забравяйте, че някои заинтересовани страни може да са пасивни и да не ви кажат за очакванията си, освен ако не отидете при тях, за да ги откриете или да попитате. Ако не го направите, те ще мълчат до настъпването на промяната, и ако тя не отговори на очакванията им, ще създадат проблеми — а решаването на тези проблеми късно в програмата може да е скъпо и бавно. Затова се погрижете да имате пълен списък на заинтересованите страни в Описанието на програмата и да му обръщате пълно внимание при установяването на очакванията.

Накрая, когато истинските очаквания са установени, вероятно ще откриете много несъответствия между тях — това е моментът да разрешите тези конфликти и да създадете съгласуван списък на очакваните резултати.

Крайният продукт на тази дейност е списък с един или повече очаквани резултати. Обикновено броят на свързаните резултати в една програма е под десет. Ако имате повече, проверете дали не могат да се обединят в по-малък брой — или може би трябва да се разделят на няколко програми, ако не са твърде зависими един от друг.

Списъкът на очакваните резултати се добавя към Описанието на програмата.