A07 – Генериране на Сценарии

Тази управленска дейност принадлежи към групата Иницииране на програмата. Дейностите в тази група създават основа за програмата и помагат да се реши дали е добра идея тя да бъде изпълнена.


Това е чернова на ръководството, предназначена за преглед. Ако имате коментари, моля, изпратете ги на info@omimo.org. Проверявайте отново за окончателната версия.

Какво

Програмата осъществява и поддържа очаквани резултати. Това става чрез генериране на Сценарии за цялостни решения и направляване на високо ниво на проектите, които изпълняват тези решения.

Цялостното решение е решение, което взема предвид всички фактори, които могат разумно да бъдат контролирани, вместо да ги оставя на случайността. Вземете например производител на луксозни плочки, който продава само чрез дистрибутори: ако иска да увеличи продажбите, само проект за онлайн магазин за крайни потребители не е достатъчен — трябва да има и други проекти и дейности, които да увеличат подходящия трафик към онлайн магазина.

Комбинацията от цялостно решение и допусканията му, включително въображаемото поведение на средата спрямо това решение, се нарича Сценарий. Програмата трябва да измисли няколко жизнеспособни Сценария и да избере най-обещаващия. Това е предназначението на тази дейност.

Имайте предвид, че програмите генерират Сценарии за цялостни решения, а не ги проектират изцяло с всички подробности. Подробното проектиране е най-добре да става в проектите.

Защо

Средно програмите са много по-несигурни от проектите. Всъщност много от силно несигурните начинания, наричани „проекти“, в действителност са програми, взети за проекти.

Заради по-високата несигурност в програмите плановете ви трябва да са по-креативни и по-адаптивни. Генерирането на Сценарии е практична алтернатива на по-детерминистичните форми на планиране.

Освен че поддържа плановете по-адаптивни, необходимо е и да имате повече от един жизнеспособен Сценарий: след като започнете изпълнението на програмата, може да получите сигнали, че избраният от вас Сценарий няма да работи добре или дори ще ви отведе в задънена улица. Тогава трябва да сте готови бързо да преминете към друг жизнеспособен Сценарий.

Голяма грешка в някои програми е, че се стартират без нито един жизнеспособен Сценарий, разчитайки на идеята, че така или иначе има няколко очевидни първи стъпки за изпълнение. Това създава сериозни проблеми:

Ако наистина вярвате, че няколко първоначални стъпки са необходими, значи — поне подсъзнателно — вече мислите за няколко Сценария, които споделят тези първи стъпки. В такъв случай трябва само да запишете тези Сценарии и да проверите дали не пропускате други жизнеспособни Сценарии, преди да направите стъпките.

Кой

Екипът за идеи създава Сценариите под надзора на мениджъра на програмата. Мениджърът на програмата се грижи, наред с другото, текстът на Сценариите да е ясен и лесен за разбиране.

Как

Очакваните резултати са идентифицирани в A05. В тази дейност екипът решава какви видове продукти могат да създадат тези резултати и как тези продукти могат да бъдат създадени от различни проекти. Някои от тях ще осъществяват резултатите, а други ще ги поддържат.

Например, за да стане по-лесно намирането на документи в компанията, един Сценарий може да изглежда така:

Смятаме, че сложен софтуер за управление на документи не е необходим и че можем да улесним намирането на документи в компанията, ако те се съхраняват в добре изградена йерархия от директории в нашата вътрешна мрежа.

Проект 1: И така, първият ни проект ще е проектирането на структурата на директориите. То трябва да стане чрез внимателен преглед на историческите и настоящите документи. Четири седмици вероятно са достатъчни.

Проект 2: Ще имаме още един проект за дефиниране на набор от правила, които да опростят начина, по който използваме документите си. Например няколко години след приключването на един проект вече няма да ни трябват изходните му файлове и PDF отчетите от тях ще са достатъчни. Като премахнем файловете, които вече не са нужни, ще стане много по-лесно да намираме файловете, които ни трябват. Четири седмици би трябвало да стигнат за този проект и той може да върви паралелно с проект 1.

Проект 3: Когато предишните проекти приключат, можем да започнем разчистването и след това преместването на старите файлове в новата структура. Предвид големия брой файлове вероятно ще ни трябват около 10 седмици. Хората, които имат нужда от достъп до файлове от време на време, вероятно ще се улеснят след тази промяна, но тези, които работят с файловете често, са свикнали със старата структура и известно време може да усещат неудобство. Трябва да идентифицираме тези хора и да работим с тях, за да им е промяната възможно най-комфортна.

Проект 4: Вече сме готови и в този момент можем да мигрираме файловете на всички текущи проекти. За да не създаде това твърде много проблеми, ще го направим през уикенд плюс още един ден преди или след него. През тези 3 дни никой не бива да работи, за да няма конфликти. През уикендите бездруго не работят много хора, но трябва да съобщим това много преди датата, за да са всички готови.

Проект 5: В първия ден след проект 4 ще проведем обучение за всички служители, последвано от 2 седмици индивидуално менторство. Някои хора може да отсъстват от основното обучение, така че може да ни трябва и второ. Освен това някои може да не са отворени към менторската програма, защото са заети или просто не я одобряват. Трябва да ги идентифицираме и ако има такива хора, да намерим решение за тях.

Дейност: След проект 5, за да не забравят хората как се използва новата система, ще правим седмични одити в продължение на 6 месеца. След това ще преминем към месечни одити за една година. След това програмата ще бъде приключена.

За горния пример може да има и други Сценарии; например такива с различни видове автоматизация, с външни консултанти или с възлагане на части от работата на външни изпълнители, и т.н.

Погрижете се Сценарият да не е твърде подробен, защото програмите трябва да са адаптивни и да оставят подробностите да се появяват постепенно въз основа на наученото от средата.

Помнете, че никоя програма не бива да стартира без поне един жизнеспособен Сценарий, макар че обикновено се очаква да има повече от един. Когато са генерирани няколко жизнеспособни Сценария, най-обещаващият се избира за целеви Сценарий. Целта може да преминава от един жизнеспособен Сценарий към друг по време на програмата, но във всеки един момент трябва да има един и само един жизнеспособен Сценарий, отбелязан като целеви.

Целевият Сценарий трябва да се избере, като се вземат предвид много относими критерии, например:

Имайте предвид, че това, което прави един сценарий най-добрия вариант за една програма, може да не е същото за друга. Например обратимостта обикновено е желателна, защото държи възможностите ни отворени за в бъдеще. В някои специални случаи обаче може умишлено да премахнете обратимостта, като разрушите пътя назад, така че хората да нямат друг избор, освен да вървят напред и да постигнат целта.

Екипът за идеи трябва да обмисля както конвенционалните решения, така и иновациите и да избягва повърхностните тенденции:

Екипът за идеи трябва внимателно да проучи естеството на програмата и средата ѝ, за да реши между конвенционални и иновативни решения. В някои програми едни жизнеспособни Сценарии може да са иновативни, а други — конвенционални.