F04 – Arkistoi dokumentit

Tämä on manuaalin luonnos arviointia varten. Jos sinulla on kommentteja, lähetä ne sähköpostitse osoitteeseen info@omimo.org. Lopullinen versio julkaistaan myöhemmin.

Mitä

Nyt kun ohjelman loppu lähestyy, on aika arkistoida kaikki ohjelman dokumentit tulevaisuutta varten.

Miksi

Ohjelman dokumentit sisältävät korvaamatonta tietoa, josta voi olla suurta apua tulevissa ohjelmissa ja projekteissa — mutta vain jos dokumentit ovat saatavilla, kun niitä tarvitaan.

Kuka

Ohjelmapäällikkö vastaa dokumenttien arkistoinnista.

Miten

Yleensä tiedostojen tulisi olla hyvin jäsenneltyjä, mutta jos jokin tiedosto on väärässä paikassa tai väärin nimetty, se on korjattava. Suljetussa formaatissa olevista tiedostoista kannattaa lisäksi luoda kopio avoimessa tai yleisessä formaatissa, jonka saatavuus tulevaisuudessa on varmaa. Jos tietoja on verkkosovelluksessa, vie ne saavutettavassa muodossa ja tallenna ohjelman hakemistoon.

Varmista lopuksi, että tiedostot muutetaan vain luku -muotoon ja että niiden suojaksi on tehokas varmuuskopiointijärjestelmä. Varmista, että tiedostoihin pääsevät käsiksi vain valtuutetut henkilöt, erityisesti jos jotkin tiedostot sisältävät luottamuksellista tietoa.

Dokumenttien yleinen ongelma on, ettei teksti ole selkeää ja että vain dokumenttien kanssa aktiivisesti työskentelevät ymmärtävät ne oikeaan aikaan ja oikeassa asiayhteydessä. Varmista ohjelman aikana, että kaikki dokumentit ovat niin selkeitä ja yksinkertaisia, että myös ohjelman tarkkaa asiayhteyttä tuntematon voi ymmärtää ne. Tämä strategia auttaa myös pitkissä ohjelmissa, sillä on hyvin yleistä, että sisäisillä sidosryhmillä on muutaman kuukauden jälkeen vaikeuksia ymmärtää omia dokumenttejaan.