B01 – Päivitä kaikki Skenaariot

Tämä on manuaalin luonnos arviointia varten. Jos sinulla on kommentteja, lähetä ne sähköpostitse osoitteeseen info@omimo.org. Lopullinen versio julkaistaan myöhemmin.

Mitä

Päivitä kaikki Skenaariot sen perusteella, mitä ympäristöstä on opittu, jotta ne pysyvät realistisina ja tarvittaessa käyttövalmiina. Poista Skenaariot, jotka ovat menettäneet toteutuskelpoisuutensa, ja lisää uusia Skenaarioita, joista on uudessa tilanteessa tullut toteutuskelpoisia.

Tarkista päivitettyjen Skenaarioiden perusteella, onko tavoiteskenaario yhä paras vaihtoehtosi, ja jos ei ole, vaihda parhaaseen vaihtoehtoon.

Miksi

Ensinnäkin kaikenlaisia suunnitelmia on päivitettävä jatkuvasti, jotta ne pysyvät hyödyllisinä, eivätkä toteutuskelpoiset Skenaariot ole poikkeus. Ohjelmien suuren epävarmuuden vuoksi ei ole realistista suunnitella kaikkea yksityiskohtaisesti etukäteen: aloitetaan korkean tason Skenaariosta ja lisätään tavoiteskenaarioon yksityiskohtia kerran kuukaudessa.

Tavoiteskenaarion lisäksi myös muut Skenaariot on pidettävä ajan tasalla. Se on välttämätöntä, koska Skenaariota voi joutua vaihtamaan — ei vain siksi, että tavoiteskenaario ei ole niin hyvä kuin luultiin, vaan myös siksi, että jokin toinen toteutuskelpoinen Skenaario on osoittautunut paljon paremmaksi kuin luultiin. Niin paljon paremmaksi, että tavoiteskenaario kannattaa laittaa syrjään ja vaihtaa siihen. Tällainen mahdollisuus on olemassa vain, jos kaikki Skenaariot pidetään tässä aktiviteetissa ajan tasalla.

Kuka

Ideointitiimi päivittää ja parantaa Skenaariot ohjelmapäällikön valvonnassa.

Miten

Ensin ideointitiimi varmistaa, että sidosryhmät odottavat yhä niitä tuloksia, jotka on asetettu tavoitteeksi. Sitten se käy läpi jokaisen Skenaarion ja mukauttaa sen uuteen todellisuuteen. Tähän kuuluvat

• kasvanut ymmärrys ympäristöstä; ja
• ympäristön muutokset, jotka johtuvat
  • siitä, mitä ohjelmassa on tehty tavoiteskenaarion mukaisesti; ja
  • kaikista muista ulkoisista ympäristön muutoksista.

Ajatuksena on, että jokaisen Skenaarion tulee olla valmis ottamaan ohjelma haltuunsa tavoiteskenaariolta. Ohjelman alaisten käynnissä olevien projektien suoritustiedot ovat tärkeä Skenaarioiden päivityslähde. Kun tavoiteskenaarion palautuvuus ja vaihdettavuus ovat heikot, jotkin Skenaariot voivat menettää toteutuskelpoisuutensa, ja ne tulee poistaa. Toisaalta uusi tilanne voi luoda mahdollisuuksia uusille toteutuskelpoisille Skenaarioille: niitä tulee etsiä aktiivisesti ja dokumentoida ne tässä aktiviteetissa.

Sitten on aika katsoa, onko tavoiteskenaario yhä paras vaihtoehto, ja jos ei ole, vaihtaa parhaaseen Skenaarioon. Huomaa, että Skenaarioita päivitettäessä niihin tulee sisällyttää myös vaihtamisen vaatima työmäärä.

Lopuksi tavoiteskenaarioon lisätään yksityiskohtia seuraavaa sykliä tai muutamaa seuraavaa sykliä varten. Liian yksityiskohtainen sen ei kuitenkaan pidä olla, sillä projektien tehtävä on tarkentaa oma osuutensa. Sopiva yksityiskohtaisuuden taso ohjelmatasolla on se, joka auttaa tiimejä aloittamaan projekteja ja arvioimaan tavoiteskenaarion toteutuskelpoisuutta ja perusteltavuutta.

Projekteille, jotka on määrä aloittaa kuukauden aikana, tulee tässä aktiviteetissa laatia etukäteen business case. Tässä aktiviteetissa myös nimetään projektin sponsori.