E01 – Mittaa ja raportoi ohjelman suoritusta

Tämä on manuaalin luonnos arviointia varten. Jos sinulla on kommentteja, lähetä ne sähköpostitse osoitteeseen info@omimo.org. Lopullinen versio julkaistaan myöhemmin.

Mitä

Arvioi, kuinka paljon lähemmäs kaikkien odotettujen tulosten saavuttamista on päästy ja mitä jäljellä olevien tulosten mahdollistaminen ja ylläpito vaatii.

Laadi tietojen pohjalta yksi tai useampi raportti sponsorille ja muille sidosryhmille.

Miksi

Tässä on kaksi huolehdittavaa asiaa. Ensinnäkin on vahvistettava, että ohjelma on yhä toteutuskelpoinen ja että odotettujen tulosten saavuttamisesta voidaan olla kohtuullisen varmoja. Toiseksi on ennustettava, paljonko aikaa ja rahaa jäljellä olevien tulosten mahdollistaminen ja ylläpito vaatii, sillä sidosryhmän tuloksista hyväksymällä investoinnilla on raja.

Raportointi on avainasemassa: useimmat sidosryhmät suhtautuvat tukevammin, kun ne pidetään ajan tasalla. Lisäksi voi olla ristiriitoja tai huomaamatta jääneitä tilaisuuksia, ja oikea-aikainen raportointi sidosryhmille voi auttaa tunnistamaan ne.

Kuka

Ohjelmapäällikkö vastaa ohjelman suorituksen mittaamisesta ja raportoinnista. Mittaus perustuu projektipäälliköiden toimittamiin suoritustietoihin, ja ohjelmapäällikön tulee varmistaa, että tiedot ovat luotettavia.

Miten

Ensin ohjelmapäällikkö saa kaikkien projektien suoritusmittaukset niiden päälliköiltä. Jos projekteissa ei ole säännöllistä mittaus- ja raportointiaktiviteettia, sellainen tulee lisätä niihin.

Seuraavaksi ohjelmapäällikkö käyttää näitä tietoja ja tavoiteskenaariota ennustaakseen ohjelman loppuunsaattamiseen tarvittavan ajan ja rahan. Mittausmenetelmä voi riippua ohjelman tyypistä, eikä se ole täysin deterministinen, vaan sitä on säädettävä asiantuntevan ohjelmapäällikön näkemyksellä. Mieti mittausten tarkkuudelle ja täsmällisyydelle optimaalinen taso äläkä ylitä sitä, jotta energiaa ei valu hukkaan eikä synny hallinnan illuusiota.

Tarvittavaa investointia ennustettaessa on tärkeää ottaa huomioon sekä odotettujen tulosten mahdollistamiseen että niiden ylläpitoon tarvittava työ. Jälkimmäinen jää joskus huomaamatta. Keskity mittaamaan asioita, jotka edistävät ennusteitasi. Väärät mittaukset haaskaavat energiaa, mutta mikä tärkeämpää, ne voivat olla haitallisia: ohjelmaan osallistuvat suuntaavat toimintansa mittausten mukaan, ja väärät mittaukset voivat johtaa heitä harhaan.

Eri sidosryhmille voi olla tarpeen laatia useampi kuin yksi raporttityyppi. Raporttien sisältö ja muoto vaihtelevat; osa voidaan lähettää joka kerta, kun tämä aktiviteetti toteutetaan, osa harvemmin (esim. joka neljännellä kerralla). Yleisesti ottaen yksinkertaisemmat raportit ovat tehokkaampia. Dokumentoi sidosryhmien raportointivaatimukset Ohjelmakuvauksen sidosryhmäluetteloon.