A07 – Ideoi Skenaariot

Tämä johtamisaktiviteetti kuuluu Ohjelman aloitus -ryhmään. Tämän aktiviteettiryhmän aktiviteetit luovat ohjelmalle perustan ja auttavat päättämään, kannattaako ohjelma toteuttaa.


Tämä on manuaalin luonnos arviointia varten. Jos sinulla on kommentteja, lähetä ne sähköpostitse osoitteeseen info@omimo.org. Lopullinen versio julkaistaan myöhemmin.

Mitä

Ohjelma mahdollistaa odotetut tulokset ja ylläpitää niitä. Tämä tapahtuu ideoimalla kokonaisratkaisuja Skenaarioiksi ja ohjaamalla korkealla tasolla projekteja, jotka toteuttavat nämä ratkaisut.

Kokonaisratkaisu on ratkaisu, joka ottaa huomioon kaikki tekijät, joihin voidaan kohtuudella vaikuttaa, sen sijaan että jättäisi ne sattuman varaan. Ajattele esimerkiksi luksuslaattojen valmistajaa, joka myy vain jälleenmyyjien kautta: jos se haluaa kasvattaa myyntiään, pelkkä verkkokaupan toteuttaminen loppukäyttäjille ei riitä, vaan tarvitaan muitakin projekteja ja aktiviteetteja, jotka tuovat verkkokauppaan oikeanlaisia kävijöitä.

Kokonaisratkaisun ja sen oletusten yhdistelmää — mukaan lukien ympäristön kuviteltu suhtautuminen ratkaisuun — kutsutaan Skenaarioksi. Ohjelman on kehitettävä useita toteutuskelpoisia Skenaarioita ja valittava niistä lupaavin. Se on tämän aktiviteetin tarkoitus.

Huomaa, että ohjelmat ideoivat kokonaisratkaisujen Skenaarioita sen sijaan, että suunnittelisivat ne täysin yksityiskohtaisesti. Yksityiskohtainen suunnittelu tehdään parhaiten projekteissa.

Miksi

Ohjelmat ovat keskimäärin paljon epävarmempia kuin projektit. Itse asiassa monet erittäin epävarmoista hankkeista, joita kutsutaan “projekteiksi”, ovat todellisuudessa ohjelmia, joita luullaan projekteiksi.

Ohjelmien suuremman epävarmuuden vuoksi suunnitelmien on oltava luovempia ja mukautuvampia. Skenaarioiden ideointi on käytännöllinen vaihtoehto deterministisemmille suunnittelun muodoille.

Sen lisäksi, että suunnitelmat pysyvät mukautuvampina, toteutuskelpoisia Skenaarioita on oltava useampi kuin yksi. Kun ohjelman toteutus on alkanut, voi tulla merkkejä siitä, ettei valittu Skenaario toimi hyvin tai että se johtaa jopa umpikujaan. Silloin on oltava valmis vaihtamaan nopeasti toiseen toteutuskelpoiseen Skenaarioon.

Suuri virhe joissakin ohjelmissa on aloittaa ne ilman yhtäkään toteutuskelpoista Skenaariota siinä uskossa, että joka tapauksessa on muutama ilmeinen ensimmäinen toteutusaskel. Tästä seuraa vakavia ongelmia:

Jos todella uskot, että muutama ensimmäinen askel on välttämätön, ajattelet — vähintään alitajuisesti — jo muutamaa Skenaariota, joilla on nämä samat ensimmäiset askeleet. Silloin ei tarvitse muuta kuin kirjoittaa nämä Skenaariot ylös ja tarkistaa ennen askelten ottamista, ettei mikään muu toteutuskelpoinen Skenaario ole jäänyt huomaamatta.

Kuka

Ideointitiimi luo Skenaariot ohjelmapäällikön valvonnassa. Ohjelmapäällikkö varmistaa muun muassa, että Skenaarioiden teksti on selkeää ja helposti ymmärrettävää.

Miten

Odotetut tulokset on tunnistettu aktiviteetissa A05. Tässä aktiviteetissa tiimi päättää, minkä tyyppiset tuotokset voivat luoda nämä tulokset ja miten eri projektit voivat luoda nämä tuotokset. Osa niistä mahdollistaa tulokset, osa ylläpitää niitä.

Esimerkiksi jotta yrityksen dokumentit löytyisivät helpommin, yksi Skenaario voisi olla seuraava:

Uskomme, ettei kehittynyttä dokumenttienhallintaohjelmistoa tarvita, ja että yrityksen dokumentit löytyvät helpommin, jos ne tallennetaan hyvin muodostettuun hakemistohierarkiaan sisäverkossamme.

Projekti 1: Ensimmäinen projektimme on siis hakemistorakenteen suunnittelu. Se on tehtävä käymällä huolellisesti läpi historialliset ja nykyiset dokumentit. Neljä viikkoa luultavasti riittää siihen.

Projekti 2: Toisessa projektissa määrittelemme joukon sääntöjä, joita noudattamalla dokumenttien käyttöä voidaan yksinkertaistaa. Esimerkiksi muutama vuosi projektin päättymisen jälkeen sen lähdetiedostoja ei enää tarvita, vaan niiden PDF-raportit riittävät. Kun poistetaan tiedostot, joita ei enää tarvita, tarvittavien tiedostojen löytäminen helpottuu huomattavasti. Neljän viikon pitäisi riittää tähän projektiin, ja se voidaan tehdä rinnakkain projektin 1 kanssa.

Projekti 3: Kun edelliset projektit ovat valmiit, voimme aloittaa siivouksen ja sitten vanhojen tiedostojen siirtämisen uuteen rakenteeseen. Koska tiedostoja on paljon, tarvitsemme siihen luultavasti noin 10 viikkoa. Satunnaisesti tiedostoja käyttävien on muutoksen jälkeen luultavasti helpompaa, mutta usein tiedostoja käyttävät ovat tottuneet vanhaan rakenteeseen ja voivat kokea jonkin aikaa kitkaa. Meidän on tunnistettava nämä ihmiset ja työskenneltävä heidän kanssaan, jotta muutos on heille mahdollisimman mukava.

Projekti 4: Nyt olemme valmiita, ja voimme siirtää kaikkien käynnissä olevien projektien tiedostot. Jotta tästä ei aiheutuisi liikaa harmia, teemme sen viikonloppuna sekä yhtenä lisäpäivänä sitä ennen tai sen jälkeen. Näiden 3 päivän aikana kenenkään ei pidä työskennellä, jotta ristiriitoja ei synny. Viikonloppuisin ei muutenkaan työskentele moni, mutta asiasta on viestittävä hyvissä ajoin ennen ajankohtaa, jotta kaikki ovat valmiita.

Projekti 5: Ensimmäisenä päivänä projektin 4 jälkeen järjestämme koulutuksen kaikille työntekijöille, ja sitä seuraa 2 viikon henkilökohtainen ohjaus. Jotkut eivät ehkä pääse pääkoulutukseen, joten voimme tarvita toisenkin koulutuksen. Jotkut eivät ehkä myöskään ole avoimia mentorointiohjelmalle, koska heillä on kiire tai he eivät vain kannata ohjelmaa. Meidän on tunnistettava heidät, ja jos tällaisia henkilöitä on, meidän on löydettävä heille ratkaisu.

Aktiviteetti: Projektin 5 jälkeen pidämme viikoittaisia auditointeja 6 kuukauden ajan, jotta ihmiset eivät unohda uuden järjestelmän käyttöä. Sen jälkeen siirrymme kuukausittaisiin auditointeihin vuodeksi. Sitten ohjelma päätetään.

Yllä olevaan esimerkkiin voisi olla muitakin Skenaarioita; esimerkiksi sellaisia, jotka käyttävät erilaista automaatiota, ulkopuolisia konsultteja tai työn eri osien ulkoistamista, ja niin edelleen.

Varmista, ettei Skenaario ole liian yksityiskohtainen, sillä ohjelmien on oltava mukautuvia ja annettava yksityiskohtien muotoutua vähitellen sen mukaan, mitä ympäristöstä opitaan.

Muista, ettei mitään ohjelmaa saa aloittaa ilman vähintään yhtä toteutuskelpoista Skenaariota — yleensä toteutuskelpoisia Skenaarioita odotetaan olevan useampia. Kun toteutuskelpoisia Skenaarioita on ideoitu useampi kuin yksi, lupaavimmalta vaikuttava valitaan tavoiteskenaarioksi. Tavoite voi vaihtua ohjelman aikana toteutuskelpoisesta Skenaariosta toiseen, mutta kullakin hetkellä täsmälleen yhden toteutuskelpoisen Skenaarion on oltava merkittynä tavoitteeksi.

Tavoiteskenaario tulee valita ottaen huomioon monia olennaisia kriteerejä, kuten

Huomaa, että se, mikä tekee skenaariosta parhaan vaihtoehdon yhdelle ohjelmalle, ei välttämättä päde toiseen. Esimerkiksi palautuvuus on yleensä toivottavaa, koska se pitää vaihtoehdot avoimina tulevaisuudessa. Joissakin erityistapauksissa palautuvuus voidaan kuitenkin poistaa tarkoituksella tuhoamalla paluutie, jolloin ihmisillä ei ole muuta vaihtoehtoa kuin edetä ja saavuttaa tavoite.

Ideointitiimin tulee harkita sekä vakiintuneita käytäntöjä että innovaatioita ja välttää pinnallisia trendejä:

Ideointitiimin tulee tutkia huolellisesti ohjelman ja sen ympäristön luonnetta päättääkseen vakiintuneiden ja innovatiivisten ratkaisujen välillä. Joissakin ohjelmissa osa toteutuskelpoisista Skenaarioista voi olla innovatiivisia ja osa vakiintuneita.