D01 – Hallitse seurantakohteita

Tämä johtamisaktiviteetti kuuluu Päivittäinen johtaminen -ryhmään. Tämän ryhmän aktiviteetit ovat ohjelman päivittäistä työtä varten.


Tämä on manuaalin luonnos arviointia varten. Jos sinulla on kommentteja, lähetä ne sähköpostitse osoitteeseen info@omimo.org. Lopullinen versio julkaistaan myöhemmin.

Mitä

Tämä aktiviteetti on riskien, ongelmien ja muiden ad hoc -toimenpiteiden lähteiden päivittäistä hallintaa ohjelmatasolla: kaikkea, mikä on kirjattu Seurantarekisteriin. Kunkin kohteen omistaja seuraa kohdetta, kunnes se on suljettu.

Miksi

Päätavoite on reagoida riskeihin, ongelmiin ja muihin ad hoc -toimenpiteiden lähteisiin proaktiivisesti sen sijaan, että niiden annettaisiin ratketa itsestään. Näin säilytät hallinnan ja mahdollisuuden parempiin tuloksiin.

Muistin tai jäsentymättömien muistiinpanojen varaan jättäytyminen vie liikaa henkistä energiaa ja sisältää riskin kohteiden unohtamisesta. Siksi on parasta pitää yksinkertaista rekisteriä ja noudattaa itsekuria kirjata kohteet heti, kun ne tunnistetaan.

Kaikkien kohteiden hallinta vie liikaa aikaa ja energiaa, minkä vuoksi tarvitaan omistajia. Työn jakamisen lisäksi tämä auttaa suuntaamaan kaikki samaan tavoitteeseen.

Kuka

Ohjelmapäällikkö vastaa uusien kohteiden luomisesta Seurantarekisteriin, mutta kaikkien tulee auttaa kohteiden tunnistamisessa.

Jokaisella Seurantarekisterin kohteella tulee olla omistaja, joka seuraa kohdetta ja päivittää sitä. Omistajan on oltava joku ideointitiimin jäsenistä tai joku ohjelmassa työskentelevistä projektipäälliköistä. Ohjelmapäällikkö valvoo prosessia ja varmistaa, että omistajat hoitavat vastuunsa hyvin.

Jokaisella Seurantarekisterin kohteella on nolla tai useampia toimenpiteitä. Kullakin toimenpiteellä voi olla yksi tai useampi tekemisestä vastaava henkilö. Huomaa, että omistaja vastaa vain seurannasta ja raportoinnista.

Miten

Ohjelmatasolla on Seurantarekisteri kohteille, jotka vaikuttavat useampaan kuin yhteen projektiin. Jokaisella projektilla on lisäksi oma rekisterinsä kohteille, jotka vaikuttavat vain siihen projektiin. Ja jos käytössä on portfolionhallintajärjestelmä, sillä voi olla rekisteri kohteille, jotka vaikuttavat useampaan kuin yhteen ohjelmaan tai itsenäiseen projektiin. Kirjaa löytämäsi kohde omaan rekisteriisi tai lähetä se ylemmälle tai alemmalle tasolle sen mukaan, mihin sen vaikutus ulottuu. Projektien väliset mahdolliset riippuvuudet ovat esimerkkejä seurantakohteista, joita tulee hallita kokonaisuutena tässä aktiviteetissa.

Ohjelmapäällikön tulee varmistaa, että kaikki projektipäälliköt tarkistavat oman paikallisen Seurantarekisterinsä lisäksi ohjelman ja portfolion Seurantarekisterit.

Kirjaa uudet kohteet heti, jotta ne eivät unohdu. Kohdetta ei kuitenkaan tarvitse suunnitella heti rekisteriin lisäämisen jälkeen — rekisteriin voi palata sopivin väliajoin suunnittelemaan uudet kohteet tiimin avulla. Varmista, että kohde kertoo, miten se vaikuttaa tavoiteskenaarioon ja muihin toteutuskelpoisiin Skenaarioihin, ja lisää siihen vähitellen toimenpiteitä sen saamiseksi hallintaan.

Uuden kohteen suunnittelun keskeinen askel on nimetä sille omistajaksi joku ideointitiimin jäsenistä tai joku ohjelmassa työskentelevistä projektipäälliköistä. Omistaja vastaa siitä, että kohteeseen lisätään jatkuvasti kommentteja uuden tiedon myötä. Hänen tulee myös seurata toimenpiteitä ja varmistaa, että ne tehdään.

Seuraavassa on esimerkki yksinkertaisesta seurantakohteesta:

Mahdollinen sota X:n ja Y:n välillä

Omistaja: Celes

2026-02-05, Kuvaus:

X:n ja Y:n välillä on ollut konflikti, ja jotkut ennustavat, että nämä kaksi maata voivat aloittaa sodan. Jos niin käy, useimpien projektiin ostettavien materiaalien hinnat todennäköisesti nousevat. Koska meillä on kiinteähintainen sopimus, asiakas ei korvaa sitä meille, ja voimme joutua taloudellisiin vaikeuksiin.

2026-02-08, Toimenpide:

Hyvä vaihtoehto on ostaa kaikki materiaalit heti. Tiam arvioi, paljonko kaikkien materiaalien ostaminen maksaa ja mitä niiden turvallinen varastointi projektin ajaksi maksaa. Zia selvittää, kuinka nopeasti saamme hankintaosastolta rahat niiden ostamiseen.

2026-02-09, Kommentti:

Sopimuksessa olemme veloittaneet asiakkaalta materiaaleista 1 200 yksikköä. Jos ostamme ne kerralla etukäteen, se maksaa meille 1 050, mutta joudumme maksamaan noin 250 niiden turvallisesta varastoinnista. Jos emme tee mitään ja sota alkaa, kustannuksemme olisivat 1 200 ja 3 000 välillä. Odotamme yhä tietoa budjetistamme.

2026-02-11, Kommentti + toimenpide:

Sponsori keskusteli yhtiön kanssa, ja parhaimmillaan saamme 400 yksikköä lähiviikkoina! Katsotaan, voiko asiakas maksaa osan sopimushinnasta etukäteen auttaakseen meitä tässä. Casey hoitaa asian.

2026-02-15, Kommentti + toimenpide:

Asiakas suostui maksamaan tarvitsemamme 650 yksikköä etukäteen, joten Karabo voi nyt alkaa ostaa kaikkia materiaaleja meille!

2026-02-27, Kommentti:

Hankinta on valmis. Kaikkien materiaalien ostaminen maksoi meille 1 100. Perustimme myös paikallisen varaston työmaalle, mikä maksoi 150 yksikköä.

Kohde suljettu.

Käytä ideointitiimin ja ohjelman projektipäälliköiden asiantuntemusta proaktiivisten toimenpiteiden suunnitteluun seurantakohteille. Tavoitteena on sulkea jokainen kohde mahdollisimman pian. Kohteen voi sulkea jollakin seuraavista tavoista:

Yleensä OMIMOn Seurantarekisterit toteutetaan virtaustauluina (tunnetaan myös kanban-tauluina).