D02 – Aloita, päätä tai peruuta projekteja

Tämä on manuaalin luonnos arviointia varten. Jos sinulla on kommentteja, lähetä ne sähköpostitse osoitteeseen info@omimo.org. Lopullinen versio julkaistaan myöhemmin.

Mitä

Jokaisella ohjelmalla on alaisuudessaan useita projekteja. Ne alkavat tavoiteskenaarion mukaisesti ja päättyvät toivottavasti odotetusti. Normaalin päättymisen sijaan jotkin projektit voidaan myös peruuttaa. Näitä suuria tapahtumia voi sattua minä tahansa syklin päivänä.

Projektien syklisiin jatkopäätöksiin vastataan epäsuorasti tämän aktiviteetin kautta.

Miksi

Ohjelman projektit on määritelty auttamaan ohjelman odotettujen tulosten saavuttamisessa, ja siksi niiden on oltava täysin linjassa lopullisen tavoitteen kanssa. Tämä on olennaista erityisesti siksi, että ohjelmiin liittyy suurta epävarmuutta eikä niitä voi toteuttaa suunnitelmalla, joka on kokonaan määritelty ja jäädytetty etukäteen. Sen sijaan niitä on seurattava tiiviisti ja mukautettava tarpeen mukaan.

Kuka

Päätökset projektin aloittamisesta, päättämisestä tai peruuttamisesta tekevät ohjelmapäällikkö ja projektin sponsori. Jos he eivät pääse yksimielisyyteen tai jos päätöksen vaikutus on liian suuri, asia on eskaloitava ohjelman sponsorille.

Miten

Jokainen projekti tulee aloittaa muodostamalla yksinkertainen tiimi ja luomalla yhteinen ymmärrys (yleensä korkean tason suunnitelma). Projektin aloituksen loppupuolella tulee tehdä jatkopäätös. Sen jälkeen jatkopäätöksiä tulee tehdä säännöllisesti (esim. joka kuukausi). Viimeinen päätös on projektin päättäminen, kun se on valmis. Kaikki nämä päätökset tehdään tässä ohjelman aktiviteetissa.

Päätöstä varten projektin business case päivitetään sen tuoreimpien investointi- ja hyötyennusteiden perusteella. Päivityksen vaikutus arvioidaan tavoiteskenaarion valossa. Jos päivitys poikkeaa Skenaariosta liikaa ja sitä on vaikea arvioida, käynnistetään kuukausisykli, jossa kaikki suunnitellaan uudelleen.

Älä pidä lähes valmiita projekteja pitkään auki, vaan pyri saattamaan ne loppuun ja sulkemaan mahdollisimman pian. Yleisesti ottaen samanaikaisesti käynnissä olevien projektien määrä kannattaa pitää pienenä: se yksinkertaistaa niiden hallintaa ja parantaa ennustettavuutta.