F01 – Tarkista ja siirrä vastuu tuotoksista

Tämä on manuaalin luonnos arviointia varten. Jos sinulla on kommentteja, lähetä ne sähköpostitse osoitteeseen info@omimo.org. Lopullinen versio julkaistaan myöhemmin.

Mitä

Tässä aktiviteetissa varmistetaan vielä kerran, että kaikki projektien tuotokset ovat odotusten mukaisia ja kaikki seurantakohteet suljettuja, ja sen jälkeen tuotokset luovutetaan sisäiselle tai ulkoiselle asiakkaalle.

Jos ohjelma on peruutettu, tätä aktiviteettia voidaan tarvita tai olla tarvitsematta.

Miksi

Tavoitteena on virallinen luovutus ja hyväksyntä, mikä on ohjelman täydellisen päättämisen edellytys. Muista, että lähes valmiit mutta viime vaiheisiinsa jämähtäneet ohjelmat ovat resurssien haaskausta ja monimutkaistavat portfolionhallintaa. On parasta saattaa asiat päätökseen ja siirtyä uusiin haasteisiin.

Kuka

Ohjelmapäällikkö ja omistajat vastaavat siitä, että kaikki seurantakohteet suljetaan. Ohjelmapäällikkö vastaa tuotosten luovutuksesta.

Miten

Kun ohjelman sisäinen projekti valmistuu, sen projektipäällikkö luovuttaa tuotokset ohjelmapäällikölle aktiviteetissa D02. Ohjelmapäällikkö tarkistaa tuotoksen laajuuden ja laadun ideointitiimin asiantuntijoiden avulla, ja jos kaikki on kunnossa, hyväksyy ja vastaanottaa tuotoksen.

Jotkin ohjelmat keräävät kaikki tuotokset ja odottavat ohjelman loppuun asti ennen niiden siirtämistä lopullisille omistajilleen. Joissakin ohjelmissa voi kuitenkin olla tarpeen tai hyödyllistä siirtää osa tuotoksista tai kaikki tuotokset heti, kun ne ovat valmiita, odottamatta ohjelman loppua. Haittapuolena on, että se rajoittaa pääsyä tuotokseen, mikä voi aiheuttaa kitkaa ohjelman muille projekteille. Etuna on, että omistajat voivat alkaa käyttää tuotosta ja tuottaa hyötyjä — sekä saada realistista palautetta.

Jotta kaikki tuotokset olisivat varmasti valmiita siirrettäviksi, Seurantarekisterissä ei saa olla avoimia kohteita. Kaikkien kohteiden on oltava suljettuja, eli valmiita, peruutettuja tai siirrettyjä. Tila “siirretty” on nimenomaan tätä aktiviteettia varten: jäljellä voi olla muutamia töitä, ja niiden valmistumisen odottaminen voisi venyttää ohjelmaa liikaa. Jos mahdollista, jäljellä olevat työt listataan ja siirretään operatiiviselle tiimille, minkä jälkeen ohjelma voidaan päättää.

Päivitä lopuksi aktiivinen Skenaario vastaamaan tuoreimpia tosiasioita. Näin siitä on enemmän hyötyä tulevien ohjelmien inspiraation lähteenä.