A02 – Nimeä ohjelmapäällikkö

Tämä on manuaalin luonnos arviointia varten. Jos sinulla on kommentteja, lähetä ne sähköpostitse osoitteeseen info@omimo.org. Lopullinen versio julkaistaan myöhemmin.

Mitä

Seuraavaksi sponsori keskustelee ohjelmasta mahdollisten ohjelmapäälliköiden kanssa ja pääsee sopimukseen yhden kanssa. On tärkeää, että ohjelmapäällikkö uskoo ohjelman tavoitteisiin ja reunaehtoihin.

Miksi

Jokaisella ohjelmalla on keskitetty, korkean tason koordinointijärjestelmä sen alaisille projekteille. Ohjelmapäällikkö on tämän keskitetyn koordinoinnin keskipisteessä.

Kuka

Ohjelmapäälliköllä on suuri vaikutus ohjelman onnistumiseen, ja sponsori on vastuussa ohjelman onnistumisesta, joten sponsorilla tulee olla valta valita ohjelmapäällikkö. Jos joku muu puuttuisi ohjelmapäällikön valintaan, sponsorin arvovalta murenisi — ja heikon sponsorin ohjelmalla on huonommat onnistumisen mahdollisuudet.

Miten

Yleensä jokainen sponsori luottaa eniten muutamaan organisaation ohjelmapäällikköön ja tietää, kenen puoleen kääntyä kunkin tyyppisessä ohjelmassa. Hän voi tuntea myös muutamia freelance-ohjelmapäälliköitä, joiden kanssa on työskennellyt aiemmin ja jotka voi palkata uuteen ohjelmaan. Muista, että sen tietäminen, kenen puoleen kääntyä missäkin huolessa tai ongelmassa, on vahvan johtajuuden merkki, kuten Johtajan käyttäytymiskompassissa määritellään.

Jos kokenutta ohjelmapäällikköä ei ole, riittävän kokenut projektipäällikkö saattaa pystyä hoitamaan roolin hyvin. Vaikka ohjelmanhallinnassa ja projektinhallinnassa on yhteisiä piirteitä, ne eroavat suuresti siinä, miten päällikön huomion tulee jakautua. Ohjelmat ovat keskimäärin abstraktimpia, tutkivampia ja strategisempia kuin projektit ja vaativat vahvempaa sidosryhmien hallintaa. Yleisesti ottaen suhteellisen kokeneiden projektipäälliköiden kannattaa aloittaa pienten ja yksinkertaisten ohjelmien johtamisesta ennen siirtymistä herkkiin ohjelmiin. Joka tapauksessa projektinhallintakokemus on ohjelmapäällikölle välttämätöntä, koska se tekee hänen odotuksistaan alaisia projekteja kohtaan realistisempia.

Ohjelmapäällikön on oltava koordinoinnin, fasilitoinnin, konfliktien ratkaisun ja muiden johtamistaitojen sekä ohjelmanhallintamenetelmän (meidän tapauksessamme P4.expressin) asiantuntija. Ohjelman aihepiirin (esim. teknisten seikkojen) asiantuntemus ei ole välttämätöntä.

Toimittajien ohjelmasi alla toteuttamiin ulkoisiin projekteihin projektipäälliköt nimetään toimittajien omista organisaatioista ohjelmapäällikön hyväksynnällä.

Pienissä ohjelmissa ohjelmapäälliköstä voi tulla myös sen alle määriteltävien sisäisten projektien päällikkö. Kun mahdollista, on kuitenkin parempi, että projektipäälliköinä toimivat muut henkilöt ohjelmapäällikön valvonnassa, jotta ohjelmapäällikkö voi keskittyä ohjelmaan.

Projektipäälliköitä ei nimetä Ohjelman aloituksen aikana, koska vielä ei voi olla varma, mitä projekteja tarvitaan. Heidät nimetään, kun uusi projekti määritellään ohjelman Kuukauden aloituksessa.

Sama henkilö ei saa toimia sekä sponsorina että ohjelmapäällikkönä, koska hän saattaisi huomaamattaan keskittyä ohjelmanhallinnan aktiviteetteihin ja unohtaa sponsorin abstraktit vastuut.

Suurissa ja monimutkaisissa ohjelmissa ohjelmapäällikkö voi tarvita apua ohjelman hallintaan. Tällöin voidaan tässä aktiviteetissa tai Kuukauden aloitusten aikana muodostaa ohjelmanhallintatiimi.

Ohjelmapäällikön on varottava pitämästä itseään ideointitiimin tai ohjelman alla työskentelevien projektipäälliköiden pomona; hän on pikemminkin fasilitaattori ja mahdollistaja. Myös mikromanagerointi on roolille erittäin haitallista.