A01 – Nimeä ohjelman sponsori

Tämä on manuaalin luonnos arviointia varten. Jos sinulla on kommentteja, lähetä ne sähköpostitse osoitteeseen info@omimo.org. Lopullinen versio julkaistaan myöhemmin.

Mitä

Ensimmäinen johtamisaktiviteetti on nimetä ylempi johtaja ohjelman sponsoriksi. Sponsori on ohjelman korkein rooli, ja ohjelmapäällikkö raportoi sponsorille.

Sponsori

• on viime kädessä vastuussa ohjelman perusteltavuudesta, tuloksista ja hyödyistä;
• vastaa ohjelman korkean tason päätöksistä; ja
• vastaa siitä, että ohjelmalla on asianmukainen rahoitus ja resurssit.

Miksi

Pelkkä ohjelmapäällikkö ei riitä, vaan sponsorin rooli on välttämätön, koska

• ohjelmapäällikön on keskityttävä yhteistyöhön, fasilitointiin, konfliktien ratkaisuun ja muuhun päivittäiseen työhön, jolloin aikaa ja huomiota ei jää tarpeeksi ohjelman korkean tason ohjaamiseen; ja
• ohjelmapäälliköllä ei välttämättä ole riittävästi organisatorista valtaa
  • hankkia ohjelmalle resursseja, ja
  • saada riittävästi strategista tietoa, jotta ohjelman korkean tason päätökset voisi tehdä kunnolla.

Kuka

Koska sponsori on ohjelman korkein rooli, hänet tulee nimetä ohjelman ulkopuolelta, korkeammalta tasolta, kuten portfolionhallintajärjestelmästä.

Kun portfolionhallintaan käytetään P5.expressiä, ohjelman sponsorin on oltava portfoliojohtoryhmän jäsen. Näin sponsori on tietoinen kaikista organisaation investoinneista ja pystyy siksi tekemään parempia korkean tason päätöksiä ohjelmalle.

Miten

Ohjelman sponsorin on oltava organisaation korkean tason johtaja, esimerkiksi johtaja tai päällikkötason esihenkilö. Tämä on välttämätöntä, koska hänen organisatorista valtaansa tarvitaan resurssien hankkimiseen ohjelmalle. Lisäksi korkea asema organisaatiossa antaa hänelle strategista tietoa, jota ohjelman korkean tason päätökset vaativat.

Sponsorilla tulee olla erityinen kiinnostus ohjelmaa kohtaan, jotta hän voi ajaa sen asiaa organisaatiossa. Yleensä sponsori johtaa osastoa tai liiketoiminta-aluetta, jota ohjelman tulokset eniten koskevat, ja siksi hän haluaa edistää ohjelmaa. Sponsorin ei kuitenkaan pidä epäröidä peruuttaa ohjelmaa, jos se ei ole enää perusteltavissa.

Toimittajiesi toteuttamiin ulkoisiin projekteihin sponsorit nimetään toimittajien omista organisaatioista, kun taas sisäisiin projekteihin ohjelman sponsori ja ohjelmapäällikkö nimeävät projektien sponsorit omasta organisaatiostaan tai palkkaavat jonkun tehtävään. Pienissä ohjelmissa ohjelman sponsori voi olla myös sen alle määriteltävien sisäisten projektien sponsori, mutta tätä on hyvä välttää, jos mahdollista, jotta ohjelman sponsori voi keskittyä ohjelmaan ilman häiriöitä.

Projektien sponsorit nimetään pitkin ohjelmaa sitä mukaa kuin uusia projekteja määritellään ohjelman Kuukauden aloituksen aktiviteeteissa — ei tämän aktiviteetin aikana.

Kun mahdollista, on hyvä välttää tilannetta, jossa yksi henkilö on kaikkien organisaation ohjelmien sponsori, sillä terve kilpailu sponsorien välillä voi hyödyttää kaikkia.

Sponsorin ei tarvitse käyttää ohjelmaan paljon aikaa, mutta hänen on silti oltava mukana ja omistettava sille osa ajastaan.