A05 – Tunnista odotetut tulokset

Tämä on manuaalin luonnos arviointia varten. Jos sinulla on kommentteja, lähetä ne sähköpostitse osoitteeseen info@omimo.org. Lopullinen versio julkaistaan myöhemmin.

Mitä

Ohjelmia toteutetaan tulosten mahdollistamiseksi ja ylläpitämiseksi. Tässä aktiviteetissa tunnistetaan odotetut tulokset ja listataan ne Ohjelmakuvaukseen.

Miksi

Tavoite ja polku tavoitteeseen ovat kaksi eri asiaa. Epävarma ympäristö tekee vain polusta epäselvän, ei tavoitteesta. Koska ohjelmiin liittyy suurta epävarmuutta, ei kannata lukittautua ratkaisuun, joka on suunniteltu kokonaan etukäteen. Tämä koskee kuitenkin vain ratkaisua; tavoite eli odotettujen tulosten joukko on tehtävä selväksi mahdollisimman pian, jotta toiminnan voi suunnata sen mukaan. Odotettuja tuloksia voi päättää tarkistaa myöhemmin, mutta tarkoituksena on luoda tässä aktiviteetissa täydellinen ja selkeä luettelo odotetuista tuloksista ja käyttää sitä ohjelman loppuun asti.

Odotettujen tulosten listaaminen voi kuulostaa yksinkertaiselta, mutta todellisuudessa se on hyvin vaikeaa. Siksi se vaatii oman aktiviteettinsa, johon tiimin on käytettävä huomattavasti aikaa.

Kuka

Ideointitiimi tunnistaa odotetut tulokset ohjelmapäällikön valvonnassa. Ohjelmapäällikkö varmistaa muun muassa, että odotettuja tuloksia kuvaava teksti on selkeää ja helposti ymmärrettävää.

Miten

Joidenkin sidosryhmien, kuten asiakkaan, kohdalla haastatellaan heidän edustajiaan odotusten ymmärtämiseksi. Haastattelujen rajaaminen yhteen edustajaan tai jopa muutamaan samankaltaiseen voi olla riskialtista, sillä heidän tulkintansa odotuksista on heidän oman näkökulmansa värittämä. Siksi kannattaa yrittää haastatella erityyppisiä ihmisiä.

Joidenkin sidosryhmien, kuten sääntelyviranomaisten, kohdalla voi haastattelun sijaan tukeutua niiden julkaisemiin normeihin ja määräyksiin. Jos senkin jälkeen jää epäselvyyksiä, niihin voi ehkä ottaa yhteyttä ja pyytää lisätietoja.

Joidenkin sidosryhmien odotukset voidaan määritellä epäsuorasti niiden aiemman toiminnan perusteella. Yleisesti ottaen odotusten tunnistamisessa kannattaa mahdollisuuksien mukaan käyttää useampaa kuin yhtä menetelmää, jottei tule johdetuksi harhaan.

Monien ihmisten, erityisesti asiakkaiden, yleinen ongelma on se, että odottamiensa tulosten sijaan he kuvaavat, mitä heidän “ilmeisenä” pitämästään ratkaisusta puuttuu. Tällöin on esitettävä hyviä kysymyksiä ja mentävä heidän kanssaan vähitellen syvemmälle, jotta löydetään tulokset, joita he pohjimmiltaan toivovat. Esimerkiksi:

• “Tehkää vanhojen dokumenttien löytämisestä helpompaa” on hyvä, koska se kuvaa odotettua tulosta; mutta
• “Vaihtakaa nykyinen manuaalinen dokumenttienhallintajärjestelmä tekoälypohjaiseen” ei ole hyvä, koska se kuvaa yhtä yksittäistä, osittaista ratkaisua epäsuoraan tulokseen sen sijaan, että kuvaisi tuloksen ja antaisi parhaan ratkaisun löytyä. Jos ennalta määrätty ratkaisu on pakollinen, käsillä on projekti eikä ohjelma.

Se, mitä ihmiset tarvitsevat, ja se, mitä he haluavat, ovat kaksi eri asiaa. Haluihin tähtääminen tuottaa lyhytaikaista menestystä, tarpeisiin tähtääminen pitkäaikaista. Ihannetapauksessa sidosryhmien kanssa käydään niin paljon keskusteluja, että kuilu tarpeiden ja halujen välillä umpeutuu. Toisin sanoen sen, mitä he luulevat tarvitsevansa, tulee vastata sitä, mitä he todella tarvitsevat.

Älä unohda, että jotkut sidosryhmät voivat olla passiivisia eivätkä kerro odotuksistaan, ellei niitä mennä selvittämään tai kysymään. Jos näin ei tehdä, ne pysyvät hiljaa muutokseen asti, ja jos muutos ei vastaa niiden odotuksia, ne aiheuttavat ongelmia — ja ongelmien ratkominen myöhään ohjelmassa voi olla kallista ja hidasta. Varmista siis, että Ohjelmakuvauksessa on täydellinen sidosryhmäluettelo ja että siihen kiinnitetään täysi huomio odotuksia tunnistettaessa.

Kun todelliset odotukset on lopulta tunnistettu, niistä löytyy todennäköisesti paljon ristiriitoja, ja nyt on aika ratkaista ne ja luoda johdonmukainen luettelo odotetuista tuloksista.

Tämän aktiviteetin lopullinen tuotos on luettelo yhdestä tai useammasta odotetusta tuloksesta. Yleensä ohjelman toisiinsa liittyviä tuloksia on alle kymmenen. Jos niitä on enemmän, kannattaa tarkistaa, voiko niitä yhdistää pienemmäksi määräksi — tai ehkä ne pitäisi jakaa useampaan ohjelmaan, jos ne eivät ole liian riippuvaisia toisistaan.

Luettelo odotetuista tuloksista lisätään Ohjelmakuvaukseen.