A09 – Tee ohjelman aloituspäätös

Tämä on manuaalin luonnos arviointia varten. Jos sinulla on kommentteja, lähetä ne sähköpostitse osoitteeseen info@omimo.org. Lopullinen versio julkaistaan myöhemmin.

Mitä

Olet nyt käyttänyt riittävästi aikaa ohjelman idean tutkimiseen, yrittänyt ymmärtää, mitä tuloksia ihmiset siltä todella odottavat (ketään unohtamatta), ja luonut sen pohjalta yhden tai useamman Skenaarion. Nyt on aika päättää, toteutetaanko ohjelma.

Miksi

Ennen investointia halutaan varmistaa, että ohjelma on toteutuskelpoinen ja perusteltavissa. Ilmeinen syy on se, ettei aikaa ja rahaa haluta hukata. On kuitenkin toinenkin syy, joka voi monissa tapauksissa olla tärkeämpi: epäonnistunut ohjelma voi vaikeuttaa vastaavan ohjelman toteuttamista tulevaisuudessa. Toisin sanoen, kun kyse on kriittisestä ja herkästä asiasta, voi olla paljon parempi olla tekemättä mitään kuin yrittää toteuttaa huonosti aloitettu ohjelma.

Kuka

Ohjelmapäällikkö lähettää dokumentit sponsorille, ja sponsorin tulee tehdä päätös. Usein sponsorin on keskusteltava asiasta muiden kanssa, esimerkiksi portfolionhallinnan ihmisten kanssa, ja päätettävä yhdessä. Se on kuitenkin sponsorin asia, eikä ohjelmapäällikön tarvitse murehtia siitä, keiden tulisi osallistua päätöksentekoon. Ohjelman näkökulmasta korkean tason päätöksentekijöitä on vain yksi: sponsori.

Miten

Kehittämäsi Skenaariot muodostavat vaihteluvälin ohjelman vaatimalle ajalle ja rahalle. Ylemmillä tasoilla, kuten portfolionhallinnassa, ohjelmalla voi olla business case. Siinä tapauksessa siellä käytetään näitä tietoja business casen päivittämiseen ja sen avulla ohjelman perusteltavuuden arviointiin vertaamalla arvioitua investointia ja hyötyä. Siellä tarkastellaan myös Skenaarioita ohjelman toteutuskelpoisuuden arvioimiseksi ja verrataan sen riskitasoa siihen tasoon, joka ohjelman tavoitteen vuoksi ollaan valmiita hyväksymään.

Lopulta päätös tehdään, ja vasta kun sponsori on virallisesti ilmoittanut päätöksestä ohjelmapäällikölle kirjallisesti, ohjelmapäällikkö saa edetä seuraaviin vaiheisiin. Jos päätös on toteuttaa ohjelma, ohjelmapäällikkö siirtyy aktiviteettiin A10; muussa tapauksessa hän arkistoi dokumentit ja vapauttaa tiimin.

Kaikkien organisaatiossa on ymmärrettävä, että ohjelman tai projektin aloittaminen ja päätös olla toteuttamatta sitä ei ole epäonnistuminen vaan hyvän johtamisen merkki. Tutkimisen (aloittamisen) arvoisia ideoita voi olla monia, mutta ei olisi järkevää tavoitella niitä kaikkia juuri sillä hetkellä. Ideaan voi palata muutaman vuoden kuluttua tai sen voi hylätä pysyvästi.