F04 – Arkivja d-dokumenti tal-proġett
Din l-attività ta’ ġestjoni tappartjeni għall-grupp Għeluq tal-Proġett. Dan il-grupp ta’ attività jsir meta l-prodott tal-proġett ikun komplut, jew meta tiddeċiedi li tikkanċella l-proġett.
Issa li qed noqorbu lejn tmiem il-proġett, wasal iż-żmien li narkivjaw id-dokumenti kollha tal-proġett.
Għan
The archive should be securely stored and accessible to authorized users in the future, so they can reuse this information in their projects rather than reinventing the wheel. The portfolio management system may also need to refer to this data later for more in-depth analysis of past projects.
Riskji komuni
Dawn li ġejjin huma wħud mill-aktar konsiderazzjonijiet importanti:
- Meta jkun possibbli, kun żgur li l-arkivju jinħażen f’post wieħed minflok ma jkun mifrux fuq sistemi multipli.
- Żgura li l-arkivju huwa ssettjat għal aċċess read-only.
- Żgura li hemm mekkaniżmu ta’ backup affidabbli fis-seħħ biex jipprevjeni t-telf tad-dejta.
- Żgura li l-arkivju huwa sigur u aċċessibbli biss għall-persunal awtorizzat.
Minbarra dak li ntqal hawn fuq, kwistjoni komuni bid-dokumentazzjoni hija n-nuqqas ta’ ċarezza, fejn dawk biss li huma involuti b’mod attiv fil-proġett jistgħu jifhmu bis-sħiħ il-kontenut fil-ħin li jkun meħtieġ. Kun żgur li d-dokumenti kollha huma miktuba b’mod ċar u sempliċi sabiex kull min mhux familjari mal-kuntest tal-proġett xorta jkun jista’ jifhimhom. Dan jgħin ukoll waqt proġetti itwal, peress li huwa komuni li l-partijiet interessati interni jsibuha diffiċli biex jinterpretaw id-dokumentazzjoni tagħhom stess wara ftit xhur.
Prinċipji
Il-prinċipji li ġejjin għandhom rwol sinifikanti f'din l-attività ta' ġestjoni:
- NUP2: Ippreserva u ottimizza l-enerġija u r-riżorsi.
- NUP5: Tagħmel xejn mingħajr skop ċar.
- NUP6: Uża elementi ripetibbli.
Note: NUPP is not translated into Malti yet. If you're interested, you can join the community of contributors and translate it: more information is available on the translation guide.