A08 – Ieħu deċiżjoni ta' jkompli jew le

F’dan il-punt, il-maniġer tal-proġett jibgħat id-dokumenti tal-proġett lill-isponsor, u l-isponsor jieħu deċiżjoni dwar jekk hux se jmurx/le. Biex jieħu din id-deċiżjoni, l-isponsor jista’ jkollu bżonn jiddiskuti l-proġett ma’ dawk li jieħdu d-deċiżjonijiet fl-organizzazzjoni, bħas-saff tal-ġestjoni tal-portafoll – iżda huwa f’idejn l-isponsor li jiddetermina kif jagħmel dan, u mhux il-maniġer tal-proġett.

Jekk għandek klijent estern u qed twieġeb għal talba għal proposta, minbarra li tieħu deċiżjoni internament dwar jekk hux se jmurx/le, għandek tibgħat ukoll il-proposta lill-klijent u tistenna li jagħżlu l-fornitur tagħhom u jagħtuk id-deċiżjoni finali dwar jekk hux se jmurx/le. Din l-attività ta’ ġestjoni titlesta meta jiġi ffirmat il-kuntratt, jew meta jkollok element ieħor legalment vinkolanti fis-seħħ.

Jekk se jkollok fornituri esterni u wħud minnhom intgħażlu f’A05, tista’ tkun trid tiffirma l-kuntratt magħhom f’dan il-punt. Jistgħu jintgħażlu fornituri esterni addizzjonali u jiġu ffirmati kuntratti aktar tard fuq bażi ad hoc.

Għan

Proġetti li għandhom klijenti esterni dejjem ikollhom deċiżjonijiet ċari dwar jekk għandhomx isiru jew le, iżda proġetti interni xi kultant ma jkollhomx dan il-pass u sempliċement jinħolqu bil-mod mingħajr deċiżjoni ċara. Huwa importanti li dan ikun bieb ċar għall-proġett u li jkun hemm firem u impenji xierqa qabel ma jipproċedu.

Min-naħa l-oħra, xi organizzazzjonijiet sempliċement jinvestu fi kwalunkwe proġett sakemm ikollhom riżorsi disponibbli. Din l-attività ta’ ġestjoni tinsab fit-tmiem ta’ katina ta’ attivitajiet li għandhom l-għan li jibdluh f’deċiżjoni edukata bbażata fuq il-ġustifikazzjoni tal-proġett.

Żbalji komuni

Kull organizzazzjoni li taħdem ma’ proġetti teħtieġ li jkollha sistema ta’ ġestjoni tal-portafoll li tevalwa u tagħżel il-proġetti b’mod olistiku li jkun bilanċjat u kompatibbli mal-istrateġiji tal-organizzazzjoni. Ħafna mill-problemi attribwiti lis-sistemi ta’ ġestjoni tal-proġetti għandhom l-għeruq fil-ġestjoni tal-portafoll; eż., li jkollok wisq proġetti fl-istess ħin.

Kun żgur li kulħadd jifhem li deċiżjoni li ma tipproċedix mhijiex falliment; huwa sinjal li jkollok sistema ta’ suċċess li tifhem x’mhux ta’ benefiċċju għall-organizzazzjoni, u dan ma jkunx possibbli mingħajr l-isforz tal-membri ewlenin tat-tim fil-grupp tal-attività tal-bidu tal-proġett.

Prinċipji

Il-prinċipji li ġejjin għandhom rwol sinifikanti f'din l-attività ta' ġestjoni:

• NUP3: Kun dejjem proattiv.
• NUP5: Tagħmel xejn mingħajr skop ċar.

Note: NUPP is not translated into Malti yet. If you're interested, you can join the community of contributors and translate it: more information is available on the translation guide.