G01 – ارزیابی منافع
این فعالیت مدیریتی در گروه فعالیتهای مدیریت پساپروژه است: چرخهای از فعالیتهای ۳ تا ۶ ماهه که بعد از پایان پروژه شروع شده، به صورت مستمر به مدت ۱ تا ۵ سال ادامه پیدا میکند. این گروه فعالیتها ممکن است در قالب سیستم مرکزی مدیریت سبد پروژهها با سایر پروژههای تکمیل شده ادغام شود.
فردی که حامی پروژه بوده است مسئول اجرای این چرخه نیز هست، مگر اینکه این مسئولیت به فرد دیگری واگذار شده باشد.
حامی پروژه (یا نماینده وی) باید در چرخه پساپروژه زمانی را صرف ارزیابی منافع پروژه کند.
در کنار منافع مورد انتظار، حامی باید در شناسایی منافع دور از انتظار، منافع بالقوه و مضرات پروژه نیز تلاش کند.
هدف
ما به دلایل زیر منافع پروژه را ارزیابی میکنیم:
- ارزیابی منافع به حامیان پروژهها و سایر ذینفعان یادآوری میکند که پروژهها برای ایجاد منافع انجام میشوند.
- ارزیابی منافع به ما کمک میکند که محیط اطرافمان را بهتر بشناسیم و در پروژههای آتی واقع بینانهتر عمل کنیم.
- ارزیابی منافع به ما کمک میکند راههایی را برای افزایش منافع در پروژهها شناسایی کنیم (G02).
چالشهای رایج
برای اجتناب از برخی از رایجترین چالشها در این فعالیت مدیریتی موارد زیر را در نظر بگیرید:
- حامی ممکن است فرد دیگری را برای ارزیابی منافع پروژه در اختیار داشته باشد، اما حامی باید نظارت کامل بر این فرد داشته باشد و اهمیت ویژهای به این فعالیت مدیریتی که با مدیریت رده بالای سازمان در ارتباط است بدهد.
- ارائه شرحی مبهم از منافع هیچ فایدهایی ندارد. منافع ممکن است کلان و احتمالی باشد، ولی همواره باید معنی دار بوده، قابلیت استفاده در G02 را داشته باشند.
- به یاد داشته باشید که منافع فقط محدود به مسایل مالی نیستند و موارد دیگری نظیر اعتبار، سهم بازار، فرصتها و دانش کسب شده در پروژه نیز باید به عنوان منافع در نظر گرفته شوند.
اصول
اصول زیر در این فعالیت مدیریتی نقشی به سزایی دارند: