E02 – ثبت درس آموختهها و برنامهریزی برای بهبود
این فعالیت مدیریتی به گروه خاتمه ماهانه تعلق دارد. این گروه از فعالیتها در پایان هر ماه انجام میشود تا چرخه ماهانه را ببندد و ما را برای ماه بعد آماده کند.
پس از جمع آوری پاسخهای داده شده به سوالات رضایت سنجی، کارگاهی با حضور همه اعضای تیم برگزار کنید تا بر اساس نتایج نظرسنجی و همچنین با به اشتراکگذاری درس آموختههای قبل راههای برای بهبود پروژه بیابید. راههای بهبود را در لیست پیگیری ثبت کرده، برای هر مورد یک متولی جهت پیگیری تعیین کنید.
هدف
این کارگاه دو هدف دارد: طراحی برنامههای بهبود موثر و تیم سازی.
برگزاری کارگاه برای برنامهریزی بهبود، مفیدتر از آن است که خودتان به تنهایی همه چیز را برنامهریزی کنید، زیرا خرد جمعی میتواند در تهیه برنامههای بهتر و همچنین به دست آوردن تعهد اعضای تیم به شما کمک نماید.
چالشهای رایج
به منظور اجتناب از برخی از رایجترین چالشها در این فعالیت مدیریتی موارد زیر را در نظر بگیرید:
- فقط در صورتی میتوانید از برگزاری کارگاه نتیجه مناسبی بگیرید که کارگاه به گونهای مناسب تسهیل شده باشد. به این منظور میتوانید از روشهایی مانند تکنیک دلفی استفاده کنید.
- در صورت امکان نظرات را به صورت بینام جمع کنید تا مطمئن شوید شرکت کنندگان راحت هستند و میتوانند آزادانه نظرات خود را بیان کنند. برای اطمینان از ناشناس ماندن هویت افراد و همچنین سرعت بخشیدن به روند کار، میتوانید از یک نرم افزار مناسب استفاده کنید.
- مراقب باشید که خواسته یا ناخواسته گزینههای ممکن را محدود نکنید (anchoring bias) و زمینهای فراهم کنید که افراد بتوانند آزادانه، بدون پیشداوری، تعصب و سایر گرایشها به تمامی گزینههای ممکن فکر کنند و بهترینها را پیشنهاد دهند.
اصول
اصول زیر در این فعالیت مدیریتی نقشی به سزایی دارند: