A01 – انتصاب حامی پروژه

اولین فعالیت مدیریتی سازمان، انتصاب مدیری ارشد به عنوان حامی پروژه است (ترجیحا یکی از اعضای هیأت مدیره). حامی بالاترین نقش را در پروژه دارد و مدیر پروژه به وی گزارش می‌دهد.

حامی:

• پاسخگوی توجیه‌پذیری و نتایج پروژه است.
• مسئول تصمیم گیری‌های کلان پروژه است.
• مسئول حصول اطمینان از تامین بودجه و منابع مناسب برای پروژه است.

هدف

نقش حامی ضروری است، زیرا:

• مدیران پروژه باید بر کارهای روزمره و خروجی‌های پروژه تمرکز داشته باشند و این کار وقت و انرژی ذهنی کافی برای مدیریت جنبه‌های کلان پروژه برای آن‌ها باقی نمی‌گذارد.
• مدیران پروژه ممکن است قدرت سازمانی کافی برای جذب منابع پروژه و اطلاعات استراتژیک کافی برای اطمینان از همسو بودن پروژه با سایر اقدامات سازمان نداشته باشند.

چالش‌های رایج

هنگام تصمیم گیری در خصوص حامی، موارد زیر باید در نظر گرفته شوند:

• حامیان پروژه لازم نیست زمان زیادی را برای پروژه صرف کنند، اما با این وجود، باید همواره درگیر پروژه باشند و بخشی از زمان خود را به پروژه اختصاص دهند.
• حامیان باید احساس کنند که مالک پروژه هستند و از آن حمایت کنند. در عین حال، نباید در خصوص کنسل کردن پروژه‌ای که توجیه پذیری خود را از دست داده است تردید کنند.
• در صورت امکان، نباید یک فرد را به عنوان حامی برای همه پروژه‌ها در نظر گرفت، زیرا این موضوع باعث می‌شود که توجه حامی نسبت به وظایف اصلی خود به مرور کمتر شود.
• نباید یک فرد را هم‌ زمان به عنوان حامی و مدیر پروژه برای یک پروژه منصوب کرد (مگر اینکه پروژه‌ای تک نفره باشد)، زیرا وی از مسئولیت‌های مشخص و خاص خود در حوزه مدیریت پروژه منحرف خواهد شد و وظایف نسبتاً انتزاعی خود به عنوان حامی را نیز فراموش خواهد کرد.
• مدیر پروژه و حامی پروژه نباید خود را درگیر جزییات کارها کنند.

اصول

اصول زیر در این فعالیت مدیریتی نقشی به سزایی دارند:

• NUP2: حفظ و بهینه‌سازی انرژی و منابع
• NUP5: بدون وجود هدف واضح و مشخص دست به انجام هیچ کاری نزنید