A04 – تعریف پروژه
این فعالیت مدیریتی متعلق به گروه فعالیتهای آغازش پروژه است. این گروه فعالیتها در ابتدا به منظور آماده سازی ما برای پروژه انجام میشود.
در این مرحله باید کارگاههایی با مشارکت ذینفعان برگزار کنید و با گردآوری اطلاعات زیر شرح پروژه را تدوین کنید:
- اهداف و منافع مورد انتظار
- هزینه و مدت زمان پیش بینی شده
- الزامات و انتظارات کیفیت
- شرح توصیفی کلان از هستها و نیستهای پروژه
- لیستی از ذینفعان پروژه
از آنجایی که برخی از اطلاعات مورد نیاز برای شرح پروژه در این مرحله موجود نیست، باید صرفا روی اطلاعات موجود تمرکز کنید و موارد باقیمانده را بعدا اضافه کنید. اینکه این سند در طول پروژه بازنگری و اصلاح خواهد شد.
اگر قبلا پروژهای مشابه انجام شده است، اسناد بایگانی شده آن را بررسی کرده، از اطلاعات آنها استفاده کنید تا شرح واقع بینانهتری تهیه گردد.
هدف
این سند به ما کمک میکند که در حین اجرای پروژه با اهداف کلان پروژه همسو باشیم. همچنین منبع خوبی جهت درک ماهیت پروژه برای اعضای جدید تیم، مدیران سطوح بالاتر و افراد خارج از تیم است.
چالشهای رایج
همیشه سطح بهینهای برای اطلاعات و جزئیات در این سند وجود دارد که عموما از آنچه متخصصان تصور میکنند کمتر است. اطمینان حاصل کنید که به جای برآورده کردن تصورات قبلی از مدیریت صحیح پروژه، سندی را تهیه کنید که اهداف پیش گفته را تامین میکند.
همه موارد را شفاف و خلاصه شرح دهید. از به کار بردن عناوین معمول سازمانی که هیچ معنای واقعی را منتقل نمیکنند اجتناب کنید.
اصول
اصول زیر در این فعالیت مدیریتی نقشی به سزایی دارند: