C01 – ارزیابی و گزارش عملکرد
این فعالیت مدیریتی به گروه فعالیتهای مدیریت هفتگی تعلق دارد؛ گروهی از فعالیتها که در ابتدای هر هفته انجام میشوند.
عملکرد پروژه را در مقایسه با اهداف کلان تعیین شده ارزیابی کنید و پیش بینیهای واقعبینانه برای اهداف عملکردی (مانند زمان و هزینه) تهیه نمایید. یک یا چند گزارش با محوریت پیشبینیها تهیه کنید، آنها را برای ذینفعان مختلف بفرستید و پیگیری کنید که گزارشها را دریافت و به خوبی درک کردهاند.
لیست ذینفعان مندرج در شرح پروژه را بررسی کنید تا مطمئن شوید هر یک از آنان گزارش مناسب را دریافت کردهاند. اگر متوجه شدید که قالب فعلی گزارش برای ذینفعی مناسب نیست، آن را اصلاح کنید یا قالب جدیدی طراحی کنید و اطلاعات مربوطه را به لیست ذینفعان اضافه نمایید.
هدف
هدف اصلی درک وضعیت فعلی پروژه در مقایسه با اهداف کلان و عملکردی است، به طوری که در اسرع وقت برای بهبود انحرافات اقدام لازم انجام شود. هدف دوم این است که ذینفعان مربوطه در جریان وضعیت پروژه قرار گیرند که این امر به نوبه خود باعث ایجاد اعتماد و دستیابی به پتانسیل بیشتر برای همکاری خواهد شد.
چالشهای رایج
برای جلوگیری از برخی از رایجترین چالشهای این فعالیت مدیریتی، موارد زیر را در نظر بگیرید:
- تلاش نکنید که دقت ارزیابی حداکثر شود. رسیدن به اهداف عملی حد بهینهای از دقت و تفصیل نیاز دارد.
- نسبت به آنچه ارزیابی میکنید توجه داشته باشید زیرا همه ارزیابیها باید با اهداف کلان و عملکردی تعیین شده برای پروژه مطابقت داشته باشند؛ به عنوان مثال ارزیابی میزان منابع مصرف شده در پروژه به تنهایی ممکن است هدف مورد نظر را محقق نکند.
- گزارش ها باید کوتاه، ساده، واضح و بر اقدامات موثر بر پیشرفت پروژه متمرکز باشند. اگر گزارشی مفصل برای برخی از ذینفعان ارسال کردید، حتما نسخهای خلاصه و تک صفحهای از گزارش را نیز برای آنها تهیه و ارسال نمایید.
اصول
اصول زیر در این فعالیت مدیریتی نقشی به سزایی دارند: