F04 – Arkivja d-dokumenti
Din l-attività ta’ ġestjoni tappartjeni għall-grupp Għeluq tal-Programm. L-attivitajiet f’dan il-grupp jorbtu t-truf u jagħlqu l-programm meta jkun komplut jew ikkanċellat.
Dan huwa abbozz tal-manwal għar-reviżjoni. Jekk għandek xi kummenti, jekk jogħġbok ibgħathom fuq info@omimo.org. Erġa' ċċekkja għall-verżjoni finali.
X’inhu
Issa li qed toqrob lejn tmiem il-programm, wasal iż-żmien li tarkivja d-dokumenti kollha tal-programm għall-futur.
Għaliex
Id-dokumenti tal-programm fihom informazzjoni imprezzabbli li tista’ tkun ta’ għajnuna kbira fi programmi u proġetti futuri, iżda biss jekk id-dokumenti jkunu aċċessibbli meta jkunu meħtieġa.
Min
Il-maniġer tal-programm huwa responsabbli għall-arkivjar tad-dokumenti.
Kif
Normalment, il-fajls għandhom ikunu strutturati tajjeb, iżda jekk xi fajls ikunu f’post ħażin jew imsemmija ħażin, għandhom jissewwew. Għall-fajls li jużaw format proprjetarju, hija idea tajba li tinħoloq ukoll kopja tagħhom f’format miftuħ jew komuni li żgur ikun disponibbli fil-futur. Jekk xi data tkun ospitata f’applikazzjoni tal-web, esportaha f’format aċċessibbli u ssejvjaha fid-direttorju tal-programm.
Fl-aħħar nett, kun ċert li l-fajls isiru read-only u li hemm sistema ta’ backup effettiva biex tipproteġihom. Iżgura li nies awtorizzati biss ikunu jistgħu jaċċessaw il-fajls, speċjalment jekk xi fajls fihom informazzjoni kunfidenzjali.
Problema komuni bid-dokumenti hija li t-test ma jkunx ċar u li dawk biss li jkunu qed jaħdmu attivament bid-dokumenti jkunu jistgħu jifhmuhom fil-ħin it-tajjeb u fil-kuntest it-tajjeb. Matul il-programm, għandek tiżgura li d-dokumenti kollha jkunu ċari u sempliċi, b’tali mod li kull min ma jkunx familjari mal-kuntest eżatt tal-programm ikun jista’ jifhimhom. Din l-istrateġija tgħinek ukoll matul programmi twal, għax huwa komuni ħafna li l-partijiet interessati interni jsibuha diffiċli jifhmu d-dokumenti tagħhom stess wara ftit xhur.