A02 – Ħatar il-maniġer tal-programm

Dan huwa abbozz tal-manwal għar-reviżjoni. Jekk għandek xi kummenti, jekk jogħġbok ibgħathom fuq info@omimo.org. Erġa' ċċekkja għall-verżjoni finali.

X’inhu

Wara, l-isponsor jiddiskuti l-programm ma’ maniġers tal-programm potenzjali u jasal fi ftehim ma’ wieħed minnhom. Huwa importanti li jkollok maniġer tal-programm li jemmen fl-objettivi u fil-limitazzjonijiet tal-programm.

Għaliex

Kull programm għandu sistema ċentralizzata ta’ koordinazzjoni ta’ livell għoli għall-proġetti taħtu. Il-maniġer tal-programm jinsab fiċ-ċentru ta’ din il-koordinazzjoni ċentralizzata.

Min

Il-maniġer tal-programm għandu impatt kbir fuq is-suċċess tal-programm, u l-isponsor huwa responsabbli għal dan is-suċċess, għalhekk l-isponsor għandu jkollu l-awtorità li jagħżel il-maniġer tal-programm. Kieku xi ħadd ieħor kellu jindaħal fl-għażla tal-maniġer tal-programm, l-awtorità tal-isponsor tiddgħajjef, u programm bi sponsor dgħajjef għandu inqas ċans ta’ suċċess.

Kif

Normalment, kull sponsor jafda l-aktar ftit maniġers tal-programm fl-organizzazzjoni u jaf għand min imur għal kull tip ta’ programm. Jista’ jkun jaf ukoll ftit maniġers tal-programm freelance li ħadem magħhom qabel u li jista’ jimpjega għall-programm il-ġdid tiegħu. Ftakar li tkun taf għand min tmur għal kull tħassib jew problema huwa sinjal ta’ tmexxija b’saħħitha, kif definit fil-Boxxla tal-Imġieba tal-Mexxej.

Meta ma jkun hemm ħadd b’esperjenza bħala maniġer tal-programm, xi ħadd b’biżżejjed esperjenza bħala maniġer tal-proġett jista’ jaqdi r-rwol tajjeb. Filwaqt li l-ġestjoni tal-programmi u l-ġestjoni tal-proġetti għandhom aspetti komuni, ivarjaw ħafna f’kif għandha tinqasam l-attenzjoni tal-maniġer. Bħala medja, il-programmi huma aktar astratti, esploratorji u strateġiċi mill-proġetti u jirrikjedu ġestjoni tal-partijiet interessati aktar b’saħħitha. B’mod ġenerali, hija idea tajba li l-maniġers tal-proġetti relattivament esperjenzati jibdew imexxu programmi żgħar u sempliċi qabel jgħaddu għal programmi sensittivi. Minkejja dan, l-esperjenza fil-ġestjoni tal-proġetti hija meħtieġa għall-maniġers tal-programmi għax tagħmel l-aspettattivi tagħhom mill-proġetti ta’ taħthom aktar realistiċi.

Maniġer tal-programm irid ikun espert fil-koordinazzjoni, il-faċilitazzjoni, is-soluzzjoni tal-kunflitti u ħiliet oħra ta’ tmexxija, kif ukoll fil-metodu tal-ġestjoni tal-programmi (fil-każ tagħna, P4.express). L-għarfien espert fis-suġġett tal-programm (eż. l-aspetti tekniċi) mhuwiex meħtieġ.

Il-proġetti esterni mmexxija minn fornituri taħt il-programm tiegħek jaħtru l-maniġers tal-proġetti mill-organizzazzjonijiet tagħhom stess bl-approvazzjoni tal-maniġer tal-programm.

Fi programmi żgħar, il-maniġer tal-programm jista’ jsir il-maniġer tal-proġetti interni li jiġu definiti taħtu. Madankollu, meta possibbli, aħjar li jkun hemm nies oħra bħala maniġers tal-proġetti, jaħdmu taħt is-superviżjoni tal-maniġer tal-programm, biex dan ikun jista’ jiffoka fuq il-programm.

Il-maniġers tal-proġetti ma jinħatrux matul il-Bidu tal-Programm għax għadek ma tistax tkun ċert liema proġetti se jkunu meħtieġa. Minflok, jinħatru meta proġett ġdid jiġi definit matul il-Bidu ta’ Kull Xahar tal-programm.

L-istess persuna m’għandhiex iżżomm kemm ir-rwol tal-isponsor kif ukoll dak tal-maniġer tal-programm, għax bla ma tinduna tista’ tiffoka fuq l-attivitajiet tal-ġestjoni tal-programm u tinsa r-responsabbiltajiet astratti ta’ sponsor.

Fi programmi kbar u kkumplikati, il-maniġer tal-programm jista’ jkollu bżonn l-għajnuna fit-tmexxija tal-programm. F’każijiet bħal dawn, jista’ jiġi ffurmat tim ta’ ġestjoni tal-programm f’din l-attività jew matul il-Bidu ta’ Kull Xahar.

Il-maniġer tal-programm għandu joqgħod attent u ma jqisx lilu nnifsu bħala l-imgħallem tat-tim tal-ideat jew tat-tim tal-maniġers tal-proġetti li jaħdmu taħt il-programm, iżda bħala faċilitatur u enabler. Li tkun mikromaniġer huwa wkoll ta’ ħsara kbira għar-rwol.