A05 – Identifika l-eżiti mistennija

Dan huwa abbozz tal-manwal għar-reviżjoni. Jekk għandek xi kummenti, jekk jogħġbok ibgħathom fuq info@omimo.org. Erġa' ċċekkja għall-verżjoni finali.

X’inhu

Il-programmi jitmexxew biex jinkisbu u jiġu sostnuti l-eżiti. F’din l-attività, għandek tidentifika l-eżiti mistennija u tniżżilhom f’lista fid-Deskrizzjoni tal-Programm.

Għaliex

Hemm differenza bejn għan u triq lejn dak l-għan. L-ambjenti inċerti jagħmlu biss it-triq mhux ċara, mhux l-għan. Minħabba l-livell għoli ta’ inċertezza fil-programmi, m’għandekx tissakkar f’soluzzjoni mfassla għalkollox minn qabel. Madankollu, dan jgħodd biss għas-soluzzjoni; l-għan, li huwa s-sett tal-eżiti mistennija, irid isir ċar mill-aktar fis possibbli biex tkun tista’ tallinja l-attivitajiet tiegħek miegħu. Tista’ tiddeċiedi li taġġusta l-eżiti mistennija aktar tard, iżda l-intenzjoni trid tkun li f’din l-attività tinħoloq lista kompluta u ċara tal-eżiti mistennija u li din tintuża sa tmiem il-programm.

Li tniżżel l-eżiti mistennija jista’ jinstema’ sempliċi, iżda fir-realtà huwa diffiċli ħafna u, għalhekk, jirrikjedi attività espliċita li t-tim irid iqatta’ ħin konsiderevoli fuqha.

Min

It-tim tal-ideat jidentifika l-eżiti mistennija taħt is-superviżjoni tal-maniġer tal-programm. Il-maniġer tal-programm jiżgura, fost affarijiet oħra, li t-test li jiddeskrivi l-eżiti mistennija jkun ċar u faċli biex jinftiehem.

Kif

Għal xi partijiet interessati, bħall-klijent, tintervista lir-rappreżentanti tagħhom biex tifhem l-aspettattivi tagħhom. Li tillimita l-intervisti għal rappreżentant wieħed jew saħansitra għal ftit simili jista’ jkun riskjuż, għax l-interpretazzjoni tagħhom tal-aspettattivi tkun influwenzata mill-perspettiva tagħhom stess. Għal din ir-raġuni, għandek tipprova tintervista tipi differenti ta’ nies.

Għal xi partijiet interessati, bħall-organizzazzjonijiet regolatorji, tista’ tirreferi għall-kodiċijiet u r-regolamenti ppubblikati tagħhom minflok tintervistahom. Xorta jista’ jkollok dubji wara dak l-istadju, u f’dak il-każ tista’ tikkuntattjahom u titlob aktar informazzjoni.

L-aspettattivi ta’ xi partijiet interessati jistgħu jiġu definiti indirettament abbażi tal-azzjonijiet storiċi tagħhom. B’mod ġenerali, meta possibbli, għandek tuża aktar minn metodu wieħed biex tidentifika l-aspettattivi ħalli tkun ċert li m’intix qed tiġi żgwidat.

Problema komuni ma’ ħafna nies, speċjalment mal-klijenti, hija li minflok jgħidulek dwar l-eżiti mistennija tagħhom, jiddeskrivu n-nuqqas ta’ dak li jifhmu bħala s-soluzzjoni “ovvja”. F’każijiet bħal dawn, trid tistaqsi mistoqsijiet tajbin u tinżel gradwalment aktar fil-fond magħhom biex tidentifika l-eżiti sottostanti li jixtiequ. Pereżempju,

• “Agħmluha eħfef biex jinstabu dokumenti qodma” hija tajba għax tiddeskrivi l-eżitu mistenni; iżda
• “Ibdlu s-sistema manwali attwali tal-ġestjoni tad-dokumenti f’waħda bbażata fuq l-IA” mhijiex tajba għax tiddeskrivi soluzzjoni waħda u parzjali biex jinkiseb eżitu impliċitu, minflok tiddeskrivi l-eżitu u tħalli l-aqwa soluzzjoni tiġi skoperta. Jekk is-soluzzjoni predefinita hija obbligatorja, allura dak li għandek f’idejk huwa proġett u mhux programm.

Hemm differenza bejn dak li n-nies jeħtieġu u dak li jridu. Li timmira lejn dak li jridu jiġġenera suċċess għal żmien qasir, filwaqt li timmira lejn dak li jeħtieġu joħloq suċċess fit-tul. Idealment, għandu jkollok biżżejjed konversazzjonijiet mal-partijiet interessati biex tagħlaq id-distakk bejn dak li jeħtieġu u dak li jridu. Fi kliem ieħor, dak li jaħsbu li jeħtieġu għandu jaqbel ma’ dak li tassew jeħtieġu.

Tinsiex li xi partijiet interessati jistgħu jkunu passivi u ma jgħidulekx bl-aspettattivi tagħhom sakemm ma tmurx int għandhom biex tiskoprihom jew tistaqsihom. Jekk ma tagħmilx dan, jibqgħu siekta sakemm isseħħ il-bidla, u jekk din ma taqbilx mal-aspettattivi tagħhom, joħolqu problemi, u s-soluzzjoni ta’ dawk il-problemi tard fil-programm tista’ tkun għalja u tieħu ħafna ħin. Għalhekk, trid tiżgura li għandek lista kompluta tal-partijiet interessati fid-Deskrizzjoni tal-Programm u li tagħtiha attenzjoni sħiħa meta tkun qed tidentifika l-aspettattivi.

Fl-aħħar nett, meta l-aspettattivi reali jiġu identifikati, x’aktarx tiskopri ħafna inkonsistenzi bejniethom, u dan ikun il-mument biex issolvi dawk il-kunflitti u toħloq lista konsistenti tal-eżiti mistennija.

L-output finali ta’ din l-attività huwa lista ta’ eżitu mistenni wieħed jew aktar. Normalment, in-numru ta’ eżiti relatati fi programm ikun inqas minn għaxra. Għalhekk, jekk għandek aktar, għandek tiċċekkja jekk jistgħux jingħaqdu f’numru iżgħar, jew forsi għandhom jinqasmu f’diversi programmi jekk ma jkunux jiddependu wisq fuq xulxin.

Il-lista tal-eżiti mistennija tiżdied mad-Deskrizzjoni tal-Programm.