A07 – Ġenera x-Xenarji

Din l-attività ta’ ġestjoni tappartjeni għall-grupp Bidu tal-Programm. L-attivitajiet f’dan il-grupp ta’ attivitajiet joħolqu pedament għall-programm u jgħinu biex jiġi deċiż jekk hux idea tajba li l-programm jitmexxa.


Dan huwa abbozz tal-manwal għar-reviżjoni. Jekk għandek xi kummenti, jekk jogħġbok ibgħathom fuq info@omimo.org. Erġa' ċċekkja għall-verżjoni finali.

X’inhu

Programm jikseb u jsostni eżiti mistennija. Dan isir billi jiġġenera Xenarji ta’ soluzzjonijiet minn tarf sa tarf u jidderieġi f’livell għoli l-proġetti li jimplimentaw dawk is-soluzzjonijiet.

Soluzzjoni minn tarf sa tarf hija soluzzjoni li tqis il-fatturi kollha li jistgħu raġonevolment jiġu kkontrollati minflok tħallihom f’idejn ix-xorti. Pereżempju, ħu produttur ta’ madum tal-lussu li jbigħ biss permezz tad-distributuri: jekk irid iżid il-bejgħ, proġett biex jimplimenta ħanut onlajn għall-utenti finali mhux biżżejjed, u għandu jkun hemm proġetti u attivitajiet oħra biex jiżdied it-traffiku rilevanti lejn il-ħanut onlajn.

Il-kombinazzjoni ta’ soluzzjoni minn tarf sa tarf u s-suppożizzjonijiet tagħha, inkluża l-imġieba immaġinata tal-ambjent lejn dik is-soluzzjoni, tissejjaħ Xenarju. Programm irid joħroġ b’diversi Xenarji vijabbli u jagħżel l-aktar wieħed promettenti. Dan huwa l-għan ta’ din l-attività.

Innota li l-programmi jiġġeneraw Xenarji ta’ soluzzjonijiet minn tarf sa tarf minflok ifassluhom għalkollox bid-dettalji kollha. It-tfassil dettaljat isir l-aħjar fil-proġetti.

Għaliex

Bħala medja, il-programmi huma ħafna aktar inċerti mill-proġetti. Fil-fatt, ħafna mill-inizjattivi inċerti ħafna li jissejħu “proġetti” fil-verità huma programmi meħuda bi proġetti.

Minħabba l-livell ogħla ta’ inċertezza fil-programmi, il-pjanijiet tiegħek iridu jkunu aktar kreattivi u adattabbli. Il-ġenerazzjoni tax-Xenarji hija alternattiva prattika għal forom aktar deterministiċi ta’ ppjanar.

Minbarra li żżomm il-pjanijiet aktar adattabbli, trid ukoll ikollok aktar minn Xenarju vijabbli wieħed, għax wara li tibda teżegwixxi l-programm, tista’ tirċievi sinjali li x-Xenarju magħżul tiegħek mhux se jaħdem tajjeb jew jista’ saħansitra jwasslek fi sqaq mingħajr ħruġ, u f’dak il-każ, għandek tkun lest li taqleb malajr għal Xenarju vijabbli ieħor.

Żball kbir f’xi programmi huwa li jinbdew mingħajr l-ebda Xenarju vijabbli, billi jistrieħu fuq l-idea li hemm ftit passi ovvji ta’ implimentazzjoni li għandhom jittieħdu l-ewwel xorta waħda. Dan joħloq problemi kbar:

Jekk tassew temmen li ftit passi inizjali huma meħtieġa, trid, mill-inqas fis-subkonxju, tkun qed taħseb fi ftit Xenarji li jaqsmu dawk l-ewwel passi. Meta dan ikun il-każ, kulma trid tagħmel hu li tikteb dawk ix-Xenarji u tiċċekkja jekk hemmx Xenarji vijabbli oħra neqsin qabel tieħu l-passi.

Min

It-tim tal-ideat joħloq ix-Xenarji taħt is-superviżjoni tal-maniġer tal-programm. Il-maniġer tal-programm jiżgura, fost affarijiet oħra, li t-test tax-Xenarji jkun ċar u faċli biex jinftiehem.

Kif

L-eżiti mistennija jiġu identifikati f’A05. F’din l-attività, it-tim jiddeċiedi liema tipi ta’ outputs jistgħu joħolqu dawk l-eżiti u kif dawk l-outputs jistgħu jinħolqu minn proġetti differenti. Uħud minnhom jiksbu l-eżiti, u oħrajn isostnuhom.

Pereżempju, biex ikun eħfef li jinstabu d-dokumenti fil-kumpanija, Xenarju wieħed jista’ jkun kif ġej:

Nemmnu li softwer sofistikat tal-ġestjoni tad-dokumenti mhux meħtieġ, u li nistgħu nagħmluha eħfef li jinstabu d-dokumenti fil-kumpanija jekk dawn jinħażnu f’ġerarkija ta’ direttorji mfassla tajjeb fin-netwerk intern tagħna.

Proġett 1: Għalhekk, l-ewwel proġett tagħna jkun it-tfassil tal-istruttura tad-direttorji. Għandu jsir billi jiġu ċċekkjati bir-reqqa d-dokumenti storiċi u attwali. Erba’ ġimgħat x’aktarx biżżejjed għalih.

Proġett 2: Ikollna proġett ieħor biex niddefinixxu sett ta’ regoli li jistgħu jiġu segwiti biex nissimplifikaw kif nużaw id-dokumenti tagħna. Pereżempju, ftit snin wara li proġett jintemm, ma jkollniex bżonn aktar il-fajls sors tiegħu, u r-rapporti PDF tal-fajls sors ikunu biżżejjed. Billi nneħħu l-fajls li ma jkunux se jibqgħu meħtieġa, isir ħafna eħfef li nsibu l-fajls li għandna bżonn. Erba’ ġimgħat għandhom ikunu biżżejjed għal dan il-proġett, u jista’ jsir b’mod parallel mal-proġett 1.

Proġett 3: Meta l-proġetti ta’ qabel jitlestew, nistgħu nibdew innaddfu u mbagħad inċaqilqu l-fajls qodma fl-istruttura l-ġdida. Minħabba n-numru kbir ta’ fajls li għandna, x’aktarx ikollna bżonn madwar 10 ġimgħat għal dan. In-nies li jkollhom bżonn jaċċessaw il-fajls kultant x’aktarx isibuha eħfef wara din il-bidla, iżda dawk li jaċċessaw il-fajls ta’ spiss jistgħu jkunu mdorrijin bl-istruttura l-qadima u jħossu xi ftit frizzjoni għal xi żmien. Għandna nidentifikaw lil dawn in-nies u naħdmu magħhom biex niżguraw li jkunu komdi kemm jista’ jkun bil-bidla.

Proġett 4: Issa aħna lesti, u f’dan il-punt nistgħu nimmigraw il-fajls tal-proġetti kollha li għaddejjin. Biex niżguraw li ma joħloqx wisq inkwiet, nagħmluh fi tmiem il-ġimgħa u ġurnata żejda qabel jew wara. Matul dawk it-3 ijiem, ħadd m’għandu jaħdem biex ma jkunx hemm kunflitt. Xorta waħda mhux ħafna nies jaħdmu fi tmiem il-ġimgħa, iżda rridu nikkomunikawh ħafna qabel id-data, biex kulħadd ikun lest.

Proġett 5: Fl-ewwel jum wara l-proġett 4, ikollna taħriġ għall-impjegati kollha, segwit minn ġimagħtejn ta’ mentoraġġ individwali. Xi nies jistgħu ma jkunux preżenti għat-taħriġ ewlieni, għalhekk jista’ jkollna bżonn tat-tieni taħriġ ukoll. Barra minn hekk, xi nies jistgħu ma jkunux miftuħa għall-programm ta’ mentoraġġ għax ikunu okkupati jew sempliċement mhux favur il-programm. Għandna nidentifikawhom, u jekk hemm xi ħadd bħal dan, għandna nsibu soluzzjoni għalih.

Attività: Wara l-proġett 5, biex niżguraw li n-nies ma jinsewx kif jużaw is-sistema l-ġdida, ikollna verifiki ta’ kull ġimgħa għal 6 xhur. Wara, naqilbu għal verifiki ta’ kull xahar għal sena. Wara dan, il-programm jingħalaq.

Jista’ jkun hemm Xenarji oħra għall-eżempju ta’ hawn fuq; pereżempju, dawk li jużaw tipi differenti ta’ awtomazzjoni, dawk li jużaw konsulenti esterni jew jagħtu partijiet differenti tax-xogħol barra, eċċ.

Kun ċert li x-Xenarju ma jkunx dettaljat iżżejjed, għax il-programmi jridu jkunu adattabbli u jħallu d-dettalji joħorġu gradwalment abbażi ta’ dak li titgħallem mill-ambjent.

Ftakar li l-ebda programm m’għandu jinbeda mingħajr mill-inqas Xenarju vijabbli wieħed, għalkemm normalment mistenni li jkun hemm aktar minn Xenarju vijabbli wieħed. Meta jiġi ġġenerat aktar minn Xenarju vijabbli wieħed, dak li jidher l-aktar promettenti għandu jintgħażel bħala x-Xenarju fil-mira. Il-mira tista’ taqleb minn Xenarju vijabbli għal ieħor matul il-programm, u, fi kwalunkwe mument, irid ikun hemm Xenarju vijabbli wieħed u wieħed biss immarkat bħala l-mira.

Ix-Xenarju fil-mira għandu jintgħażel billi jitqiesu ħafna kriterji rilevanti bħal

Innota li dak li jagħmel xenarju l-aħjar għażla għal programm wieħed jista’ ma jkunx l-istess għal programm ieħor. Pereżempju, ir-riversibbiltà normalment hija mixtieqa għax iżżomm l-għażliet tagħna miftuħa għall-futur. Madankollu, f’xi każijiet speċjali, tista’ tneħħi r-riversibbiltà apposta billi teqred it-triq lura, biex in-nies ma jkollhomx għażla oħra ħlief li jimxu ’l quddiem u jiksbu l-għan.

It-tim tal-ideat għandu jikkunsidra kemm il-konvenzjoni kif ukoll l-innovazzjoni, u għandu jevita t-tendenzi superfiċjali:

It-tim tal-ideat għandu jeżamina bir-reqqa n-natura tal-programm u l-ambjent tiegħu biex jiddeċiedi bejn soluzzjonijiet konvenzjonali u innovattivi. F’xi programmi, xi Xenarji vijabbli jistgħu jkunu innovattivi u oħrajn konvenzjonali.