A01 – Ħatar l-isponsor
Din l-attività ta’ ġestjoni tappartjeni għall-grupp Bidu tal-Programm. L-attivitajiet f’dan il-grupp ta’ attivitajiet joħolqu pedament għall-programm u jgħinu biex jiġi deċiż jekk hux idea tajba li l-programm jitmexxa.
Dan huwa abbozz tal-manwal għar-reviżjoni. Jekk għandek xi kummenti, jekk jogħġbok ibgħathom fuq info@omimo.org. Erġa' ċċekkja għall-verżjoni finali.
X’inhu
L-ewwel attività ta’ ġestjoni hija l-ħatra ta’ maniġer anzjan bħala l-isponsor tal-programm. L-isponsor huwa l-ogħla rwol fil-programm, u l-maniġer tal-programm jirrapporta lill-isponsor.
L-isponsor huwa
- responsabbli fl-aħħar mill-aħħar għall-ġustifikazzjoni, l-eżiti u l-benefiċċji tal-programm;
- responsabbli biex jieħu d-deċiżjonijiet ta’ livell għoli għall-programm; u
- responsabbli biex jiżgura li l-programm ikun iffinanzjat u pprovdut bir-riżorsi kif suppost.
Għaliex
Li jkollok maniġer tal-programm mhuwiex biżżejjed, u r-rwol tal-isponsor huwa meħtieġ għax
- il-maniġers tal-programmi jridu jkunu ffukati fuq il-kollaborazzjoni, il-faċilitazzjoni, is-soluzzjoni tal-kunflitti u xogħol ieħor ta’ kuljum, u dan ma jħallilhomx biżżejjed ħin u attenzjoni biex jidderieġu l-aspetti ta’ livell għoli tal-programm; u
- il-maniġers tal-programmi jista’ ma jkollhomx biżżejjed poter organizzazzjonali
- biex ikunu jistgħu jiksbu riżorsi għall-programm, u
- biex ikollhom biżżejjed informazzjoni strateġika ħalli jieħdu kif suppost id-deċiżjonijiet ta’ livell għoli għall-programm.
Min
Peress li l-isponsor huwa l-ogħla rwol fil-programm, għandu jinħatar minn pożizzjoni ogħla barra mill-programm, bħas-sistema ta’ ġestjoni tal-portafoll.
Meta jintuża P5.express għall-ġestjoni tal-portafoll, l-isponsor tal-programm irid ikun membru tal-bord tal-portafoll. B’hekk, l-isponsor ikun jaf bl-investimenti kollha fl-organizzazzjoni u, għalhekk, kapaċi jieħu deċiżjonijiet ta’ livell għoli aħjar għall-programm.
Kif
L-isponsor tal-programm irid ikun maniġer ta’ livell għoli fl-organizzazzjoni, bħal direttur. Dan huwa meħtieġ għax il-poter organizzazzjonali tiegħu huwa neċessarju biex jinkisbu r-riżorsi għall-programm. Barra minn hekk, il-pożizzjoni għolja tiegħu fl-organizzazzjoni tipprovdilu l-informazzjoni strateġika li jeħtieġ għad-deċiżjonijiet ta’ livell għoli tal-programm.
L-isponsor għandu jkollu interess speċjali fil-programm biex ikun jista’ jiddefendih fl-organizzazzjoni. Normalment, l-isponsor imexxi dipartiment jew qasam tan-negozju li għandu l-aktar x’jaqsam mal-eżiti tal-programm, u għalhekk irid jiddefendih. Madankollu, l-isponsor m’għandux joqgħod lura milli jikkanċella l-programm jekk dan ma jibqax ġustifikabbli.
Il-proġetti esterni li jsiru mill-fornituri tiegħek jaħtru l-isponsors mill-organizzazzjonijiet tagħhom, filwaqt li għall-proġetti interni, l-isponsor tal-programm u l-maniġer tal-programm jaħtru l-isponsors tal-proġetti mill-organizzazzjoni tagħhom jew iqabbdu lil xi ħadd għal dan il-għan. Fi programmi żgħar, l-isponsor tal-programm jista’ jkun ukoll l-isponsor tal-proġetti interni definiti taħtu, iżda l-aħjar hu li dan jiġi evitat jekk possibbli, biex l-isponsor tal-programm ikun jista’ jiffoka fuq il-programm mingħajr distrazzjoni.
L-isponsors tal-proġetti jinħatru tul il-programm kollu, hekk kif proġetti ġodda jiġu definiti fl-attivitajiet tal-Bidu ta’ Kull Xahar tal-programm, u mhux matul din l-attività.
Meta jkun possibbli, hija idea tajba li ma jkunx hemm persuna waħda bħala l-isponsor tal-programmi kollha fl-organizzazzjoni, għax livell san ta’ kompetizzjoni bejn l-isponsors jista’ jkun ta’ għajnuna għal kulħadd.
L-isponsors m’għandhomx għalfejn iqattgħu ħafna ħin fuq il-programm, iżda xorta jridu jkunu involuti u jiddedikaw parti minn ħinhom għalih.