F04 – Proje belgelerini arşivleyin
Bu yönetim aktivitesi Proje Kapanışı grubuna aittir. Bu aktivite grubu projenin ürünü tamamlandığında veya projeyi iptal etmeye karar verdiğinizde uygulanır.
Artık projenin sonuna yaklaştığımıza göre, tüm proje belgelerini arşivleme zamanı geldi.
Amaç
Arşiv, gelecekte yetkili kişiler için güvenli ve erişilebilir olmalıdır ki böylelikle her seferinde tekerleği yeniden icat etmek yerine bu bilgileri projelerde kullanabilsinler. Portföy yönetim sisteminin, geçmiş projelerin daha ayrıntılı analizi için gelecekte bu bilgileri kontrol etmesi gerekebilir.
Yaygın tuzaklar
Aşağıdakiler dikkate alınması gereken en önemli şeylerden bazılarıdır:
- Mümkün olduğunda arşivin tek bir yerde olduğundan ve dosyaların dağınık olmadığından emin olun.
- Arşivin salt okunur olduğundan emin olun.
- Arşivin kaybolmaması için uygun bir yedekleme sisteminin mevcut olduğundan emin olun.
- Arşivin güvenli olduğundan ve yalnızca yetkili kişilerin erişilebildiğinden emin olun.
Yukarıdakilere ek olarak, belgelerle ilgili yaygın bir sorun, metnin yeterince açık olmaması ve yalnızca belgelerle aktif olarak çalışan kişilerin bunları doğru zamanda ve doğru bağlamda anlayabilmesidir. Tüm belgelerin net ve basit olduğundan emin olun, böylece projenin tam içeriğine aşina olmayan herkes onları anlayabilsin. Bu strateji aynı zamanda uzun projeler sırasında size yardımcı olur, çünkü iç paydaşların birkaç ay sonra kendi belgelerini anlamakta güçlük çekmesi çok rastlanan bir durumdur.
Prensipler
Aşağıdaki prensipler bu yönetim aktivitesinde önemli bir rol oynamaktadır: