C02 – Sapmalar için yanıtları planlayın
Bu yönetim aktivitesi, her haftanın başında yapılan bir aktivite grubu olan Haftalık Yönetim grubuna aittir.
C01‘de ki performans ölçümlerine göre hedeflerinizden herhangi bir sapma varsa, bunları yönetmeli ve tekrar üzerinde çalışmalısınız.
Karmaşık durumlarda, bir çalıştay düzenleyebilir ve sapmadan nasıl kurtulacağınızı planlamak için tüm veya ekip üyelerinden seçilmiş bir gruptan yardım alabilirsiniz. Kritik veya hassas durumlarda, sponsoru bilgilendirin, tavsiyelerini isteyin ve acil durum planı için onayını da isteyin.
Sapmalardan kurtulmak mümkün değilse, revize edilmiş amaç ve hedefler belirlemek için sponsordan onay almalı ve belirlediğiniz hedefleri onaylatmalısınız. Yeni bilgilerin Proje tanımına kaydedildiğinden emin olun.
Gelecekte benzer sorunlara neden olabilecek sapmanın altında yatan bir neden varsa, bunu bir risk olarak Takip Kaydı içerisine kaydedin ve buna uygun bir risk yanıtı planlayın.
Amaç
Projenin hedeflerine ulaşmak için, sapmaları birikmeden önce mümkün olan en kısa sürede toparlamamız gerekir. Daha da önemlisi, sapmalardan kurtulmaya çalışırsak ve başarılı olamazsak, projede endişe verici bir durum görürsek, proje hedeflerinin mevcut hedeflerle karşılanamayacağını bileceğiz ve bu hedefleri revize etmek zorunda kalacağız. Revize edildiklerinde, artık uygun bulunmayabilirler, bu durumda proje iptal edilebilir ve gelecekte daha büyük kayıpların önüne geçilebilir.
Yayın tuzaklar
“Bundan sonra %15 daha hızlı çalışmalıyız” gibi genel, anlaşılması zor, gerçeklikten ziyade isteğe dayanan bir ifadenin, bir toparlanma planı olmadığını unutmayın. Kurtarma planları gerçekçi olmalı ve uygulanabilecek ve değerlendirilerek eyleme geçirilebilir şeyler içermelidir.
Bir sapmadan kurtulmak ile gelecekte aynı soruna neden olabilecek sapmanın temel nedenini çözmek arasında seçim yapmanız gerekiyorsa, ikincisine öncelik verin. Aksi takdirde, sürekli olarak yangınla mücadele edeceksiniz.
Prensipler
Aşağıdaki prensipler bu yönetim aktivitesinde önemli bir rol oynamaktadır: