A08 – Bir tamam/devam kararı verin
Bu yönetim aktivitesi Proje Başlangıcı grubuna aittir. Bu grup faaliyetleri, bizi projeye hazırlamak için başlangıçta yürütülür.
Bu noktada proje yöneticisi proje belgelerini sponsora gönderir ve sponsor bir tamam/devam kararı verir. Bu kararı vermek için, sponsorun projeyi portföy yönetimi departmanı gibi kuruluştaki diğer karar vericilerle tartışması gerekebilir ancak bunun nasıl yapılacağını belirlemek proje yöneticisine değil sponsora bağlıdır.
Harici bir müşteriniz varsa ve bir teklif talebine yanıt veriyorsanız, dahili olarak tamam/devam kararı vermenin yanı sıra, teklifi müşteriye göndermelisiniz. Tedarikçilerin seçmelerini ve size nihai tamam/devam kararını vermelerini beklemelisiniz. Bu yönetim aktivitesi, sözleşme imzalandığında veya yasal olarak bağlayıcı başka bir öğeniz olduğunda tamamlanır.
Dış tedarikçileriniz olacaksa ve bunlardan bazıları A05’te seçilmişse, bu noktada onlarla sözleşme imzalamak isteyebilirsiniz. Mevcutlara ek olarak harici tedarikçiler seçilebilir ve daha sonra özel olarak sözleşmeler imzalanabilir.
Amaç
Harici müşterileri olan projelerde her zaman tamam/devam kararları vardır. Fakat dahili projeler bazen bu adımdan yoksundur ve net bir karar olmadan ortaya çıkar. Bunu proje için açık bir kapı haline getirmek ve devam etmeden önce uygun imzalara ve taahhütlere sahip olmak önemlidir.
Öte yandan, bazı şirketler, kaynakları olduğu sürece herhangi bir projeye yatırım yaparlar. Bu yönetim faaliyeti, projenin gerekçesine dayalı bir karara dönüştürülmesine yönelik olarak faaliyetler zincirinin sonunda yer almaktadır.
Yaygın tuzaklar
Projelerle çalışan her kuruluşun, projeleri bütüncül bir şekilde değerlendiren ve seçen, dengeli ve kuruluşun stratejileriyle uyumlu bir portföy yönetim sistemine sahip olması gerekir. Proje yönetim sistemlerine atfedilen sorunların birçoğunun kökleri portföy yönetimindedir; örneğin, aynı anda çok fazla projeye sahip olmak gibi.
Herkesin “tamam” kararının başarısızlık olmadığını anladığından emin olun; bu, kuruluş için neyin yararlı olmadığını anlayan başarılı bir sisteme sahip olmanın bir işaretidir ve bu, proje başlangıç aktivite grubundaki kilit ekip üyelerinin çabası olmadan mümkün olmazdı.
Prensipler
Aşağıdaki prensipler bu yönetim aktivitesinde önemli bir rol oynamaktadır: