A04 – Projeyi tanımlayın
Bu yönetim aktivitesi Proje Başlangıcı grubuna aittir. Bu grup faaliyetleri, bizi projeye hazırlamak için başlangıçta yürütülür.
Bilgi toplamak ve aşağıdaki bilgileri içeren bir Proje Tanımı oluşturmak için çalıştaylar düzenleyin:
- Amaç ve beklenen faydalar
- Öngörülen maliyet ve süre
- İhtiyaçlar ve kalite beklentileri
- Kapsamda olan ve olmayan öğeler için bir üst düzey tanım
- Bir paydaş listesi
Proje Tanımı için gerekli olan bilgilerin bir kısmı bu noktada henüz mevcut değildir – Sadece mevcut olan bilgiye odaklanmalı ve geri kalanını sonra eklemelisiniz. Her halükarda, bu doküman proje süresi boyunca yeniden düzenlenecek ve adapte edilecektir.
Eğer benzer bir proje daha önce yapıldıysa, daha gerçekçi bir tanım oluşturmak için o projenin arşivlerini kontrol edin ve bu bilgileri kullanın.
Amaç
Bu doküman, yürütme süreci boyunca projenin üst düzey hedefleriyle uyumlu kalmamıza yardımcı olur. Bu doküman aynı zamanda yeni ekip üyelerinin, üst düzey yöneticilerin veya takım içinde olmayan herhangi başka kişilerin, projenin ne hakkında olduğunu anlamaları için harika bir kaynaktır.
Yaygın Tuzaklar
Bu doküman için optimum seviyede detay ve doğruluk seviyesi vardır; ki bu projedeki uygulayıcıların varsaydığından daha düşük bir seviyededir. Önceden tasarlanmış uygun proje yönetimi fikrini tatmin etmek yerine, amacına hizmet eden bir belge oluşturduğunuzdan emin olun.
Her şeyi net ve kısaca tanımlayın. Gerçek bir anlam ifade etmeyen kurumsal beyanlardan kaçının.
Prensipler
Aşağıdaki prensipler bu yönetim aktivitesinde önemli bir rol oynamaktadır: