C1 – بازنگری و اصلاح درک مشترک
این فعالیت در گروه آغازش هفتگی قرار دارد. این گروه از فعالیتها در آغاز هر هفته اجرا میشوند تا برنامه هفته پیش رو را بازبینی کرده، برای انجام کارها هماهنگی ایجاد کنند.
این فعالیت، اولین فعالیت مدیریتی در گروه فعالیت آغازش هفتگی است.
لازم است به هر کارت در تابلو یکپارچه پروژه یک نفر به عنوان متولی آن کارت اختصاص داده شود، تا آن را پیگیری و وضعیت آن را در تابلو به روز کند. وقتی چند نفر روی یک کارت کار میکنند، فقط یکی از آنها میتواند به عنوان متولی منصوب شود.
در این مرحله، متولیان، کارتهای خود را ارائه میدهند و سپس بر اساس آن کارتها و همچنین متاکارتهای موجود در ستون “شرح پروژه” روی تابلو، درک مشترک پروژه اصلاح میشود. تیم پروژه از طریق به روزرسانی کارتها و با توجه به توالی انجام آنها، در خصوص برنامه هفته آینده، جزئیات کارهای پیش رو و سایر موارد تصمیم گیری میکنند.
اگر لازم شد کارتی لغو شود، به جای حذف آن از تابلو، باید آن را به عنوان “کارت لغو شده” علامت گذاری کرده و به ستون خاتمه یافته منتقل کنید به طوری که تابلو همواره حاوی تاریخچه کاملی از کارتها باشد.
کلاه کاربر
مفیدترین کارهایی که در ادامه میتوانیم برای کاربران نهایی و مشتری انجام دهیم چه مواردی هستند؟
کلاه مجری
از دیدگاه مجری، مناسبترین اقدامات برای انجام در مرحله بعدی چه مواردی هستند؟
کلاه سرمایه گذار
چه کاری میتوانیم انجام دهیم تا ما را به هدف پروژه نزدیکتر کند؟
کلاه مدیر پروژه
در صورت وجود انحراف و به منظور تحقق اهداف پروژه، چه تغییری باید در روش کار خود ایجاد کنیم؟
آیا همه کلاهها در بازنگری و اصلاح درک مشترک، مشارکت داشتهاند؟
لازم است تمامی تحویل شدنیهای قدیمی و جدید و موارد قابل پیگیری (ریسکها، مسائل و سایر موارد) در تابلوی یکپارچه پروژه، لیست و اولویتبندی شوند. هر کارت باید به شخصی به عنوان متولی به منظور پیگیری آن اختصاص داده شود. در صورت ایجاد تغییر در اهداف یا سایر اطلاعات اساسی موجود در متاکارتهای موجود در ستون “شرح پروژه” ، لازم است آنها به روز رسانی شوند.
افزودن اطلاعات درباره معیارهای پذیرش به کارتهای مرتبط به تحویل شدنیها در تابلو، کمک میکند که کارها با اهداف پروژه هماهنگ شوند و فعالیت D2 راحتتر انجام شود. اگر برای یک تحویل شدنی خاص، کدها، استانداردها و یا الزامات مخصوصی باید در نظر گرفته شود، لازم است این اطلاعات داخل کارت مورد نظر روی تابلو اضافه گردند. اگر تحویل شدنیها، معیارهای مشابهی داشته باشند میتوان یک متاکارت با عنوان “معیارهای پذیرش عمومی” در ستون “شرح پروژه” بر روی تابلو یکپارچه پروژه به منظور جلوگیری از تکرار در نظر گرفت.
اگر نسخهای از خروجیهای قبلی پروژه هم اکنون در حال بهره برداری است، آن نیز باید بررسی گردد.
کلاه کاربر
واکنش کاربران به وضعیت موجود خروجی پروژه چیست؟
کلاه مجری
از دیدگاه مجری، عملکرد خروجی پروژه در دنیای واقعی چگونه است؟
کلاه سرمایه گذار
چه منافعی تاکنون محقق شده است؟
بر اساس این موارد، ممکن است کارتهای جدید به تابلو اضافه شوند و یا کارتهای موجود تغییر کنند.
همواره یک دغدغه رایج هم وجود دارد:
کلاه مدیر پروژه
آیا اسناد و مدارک پروژه واضح و براحتی قابل درک هستند؟