A4 – دستیابی به درک مشترک
این فعالیت مدیریت به گروه آغازش پروژه متعلق است. این گروه از فعالیتها در آغاز پروژه اجرا میشوند تا برای پروژه آماده شویم.
فردی که کلاه مدیر پروژه بر سر دارد به همه اعضای تیم کمک میکند تا با هم همکاری کنند و به درک مشترکی از پروژه برسند. این درک به عنوان پایه و اساس تلاشهای آتی عمل خواهد کرد و به عنوان یک برنامه کلان ما را هدایت میکند.
کلاه سرمایه گذار
دلیل انجام این پروژه چیست؟
منافع و معایب پروژه چه مواردی هستند؟
برای اتمام پروژه تقریباً به چه مقدار پول نیاز داریم؟
ریسکهای سرمایه گذاری چه مواردی هستند؟
کلاه کاربر
نتایج مورد انتظار از خروجی پروژه چه مواردی هستند؟
نیازها و انتظارات مشتری و کاربر نهایی چه مواردی هستند ؟
ریسکهای مربوط به کاربران و مشتری چه مواردی هستند؟
کلاه مجری
جنبههای تخصصی خروجی پروژه چگونه خواهد بود؟
برای ایجاد خروجی پروژه تقریبا چه مقدر زمان نیاز داریم؟
ریسکهای مربوط به تولید چه مواردی هستند؟
کلاه مدیر پروژه
چه کسانی می توانند بر پروژه تأثیر بگذارند (ذینفعان)؟
ریسکهای مربوط به روش کار ما چیست؟
آیا همه کسانی که کلاه بر سر دارند در ایجاد یک درک مشترک نقش داشتهاند؟
یک تابلوی یکپارچه پروژه دیجیتال یا فیزیکی باید ایجاد شود تا اطلاعات را در ستونهای وضعیت مانند “در صف”، “در انتظار”، “در حال پیشرفت”، “بازبینی” و “خاتمه یافته” برای تحویل شدنیها و موارد قابل پیگیری (ریسکها، مسائل و غیره) ثبت کند. علاوه بر ستونهای وضعیت گفته شده، باید یک ستون “شرح پروژه” با متاکارتهای زیر نیز وجود داشته باشد.
- چرا این پروژه؟
- انتظارات و الزامات
- اهداف و پیش بینیها
- ذینفعان
- معیارهای پذیرش عمومی [اختیاری]
در این مرحله، برای ایجاد درک بهتری از پروژه، باید تمام تحویل شدنیهای کلان و میانی را شناسایی کنید. با این حال، اگر پروژه از ابتدا وضوح کافی ندارد، بهتر است این فعالیت را محدود به شناسایی تحویل شدنیهای کلان نمایید و بعداً آنها را تجزیه کنید.
در پروژههای کوچک پیچیده، میتوانید از نقشه تحویل شدنیها برای سهولت در شناسایی تحویل شدنیها استفاده کنید. برای این کار، میتوانید از یک نقشه ذهنی استفاده کنید تا خروجی نهایی پروژه را به تحویل شدنیهای اصلی آن تقسیم کرده و سپس هر یک از آنها را به تحویل شدنیهای کوچکتر شکسته، سپس تا زمانی که به سطح مناسبی از جزئیات در پروژه برسید به شکستن آنها به سطوح پایینتر ادامه دهید.
یک دغدغه مهم دیگر نیز وجود دارد:
کلاه مدیر پروژه
آیا اسناد و مدارک پروژه واضح و براحتی قابل درک هستند؟