F04 – أرشِف وثائق ومستندات المشروع

نحنُ الآن على مشارف نهاية المشروع، وهنا يحين الوقت لأرشفة جميع وثائق ومستندات المشروع.

الغرض من هذا النشاط

الغرض من الأرشفة هو استخدام هذه المعلومات في المشاريع المستقبلية بدلاً من إعادة البناء، ولذا يجب أن يكون الأرشيف مُؤمّناً ومحميّاً، ويمكن إتاحته للأشخاص المصرّح لهم في المستقبل؛ ليستفيدوا من هذه المعلومات في مشاريعهم. وقد تحتاج إدارة المحافظ أيضاً الرجوع إلى هذه المعلومات في المستقبل؛ لتحليل تفصيلي للمشاريع السابقة.

الأخطاء الشائعة

لتجنّب بعض الأخطاء الشائعة في هذا النشاط الإداري، خذ بعين الاعتبار ما يلي:

• اجعل الأرشيف في مكان واحد قدر الإمكان. رتّب الوثائق والملفات ولا تجعلها مبعثرة.
• تأكد أن صيغة الأرشيف (للقراءة فقط)، وأنها غير قابلة للتعديل.
• تأكد من وجود نظام نسخ احتياطي مناسب؛ حتى لا يضيع الأرشيف إن تأثرت نسخته الأصلية.
• اجعل الأرشيف مؤمَّناً ومحميّاً، وأنه يمكن إتاحته للأشخاص المصرّح لهم فقط.

قد يكون النصُّ في الوثائق غير واضح بما فيه الكفاية. ألاّ يكون الأشخاص الذين يعملون على الوثائق حالياً هم وحدهم القادرين على فهمها، بل تأكد أن جميع الوثائق واضحة المعنى وسهلة الفهم؛ حتى يتمكن أي شخص غير مُلمٍّ بالسياق الدقيق للمشروع من فهمها، وهذه الاستراتيجية تساعدك أيضاً في المشاريع الطويلة؛ لأنه من الشائع جداً مواجهة أصحاب المصلحة الداخليين صعوبةً في فهم وثائقهم بعد عدة أشهر بسبب عدم وضوحها.

المبادئ

تؤدي المبادئ التالية دوراً مُهمّاً في هذا النشاط الإداري:

• NUP2: الحفاظ على الطاقة والموارد وتحسينها
• NUP5: لا تقم باي شيء بدون هدف واضح
• NUP6: استخدام العناصر القابلة للتكرار